Was ist eine Stornorechnung?

Wir sind alle Menschen und manchmal machen Menschen Fehler. Zum Beispiel bei Rechnungen. Was aber ist zu tun, wenn Sie bei der Erstellung einer Rechnung für einen Kunden einen Fehler gemacht haben? An dieser Stelle kommen Stornorechnungen (auch: Rechnungskorrekturen)  ins Spiel.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was sie sind, warum sie überhaupt erstellt werden und wie Sie solche Fehler vermeiden können

Was ist eine Stornorechnung?

Wenn Sie eine Rechnung stornieren möchten, dann stellen Sie eine Stornorechnung (auch: Rechnungskorrektur, Gutschrift) aus. Wann kommen Stornorechnungen zum Einsatz? Stellen Sie sich vor, Sie haben Ihrem Kunden bereits eine Rechnung gestellt, können aber das Produkt nicht liefern. Oder Sie haben aus Versehen eine Rechnung mit einem zu hohen Betrag ausgestellt. All das sind Situationen, in denen Sie eine Stornorechnung ausstellen. Der Kunde erhält anschließend sein Geld zurück.

Wie kann ich verhindern, dass ich eine Stornorechnung erstellen muss?

Fehler passieren allen, allerdings gibt es einige Situationen, die die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhen. Hier sind einige Tipps, wie Sie sie vermindern können: 

Vermeiden Sie manuelle Systeme

Erstaunlich viele KMU verwenden immer noch Papierrechnungen, die nur langsam zugestellt werden können, deren Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch nimmt und bei denen es zu Doppelarbeit kommen kann. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie Ungenauigkeiten enthalten und manchmal sogar ganz verloren gehen. Buchhaltungssoftware stellt Rechnungen automatisch aus, verbessert die Effizienz und kann digitale Vorlagen für jeden Kunden personalisieren. Diese elektronischen Systeme sind erschwinglich und können auch den Zahlungsprozess verfolgen und automatische Mahnungen für unbezahlte Rechnungen versenden.

Achten Sie auf die richtigen Angaben

Es kommt nur allzu oft vor, dass ein Firmenname falsch geschrieben oder eine Rechnung falsch adressiert wird, was zu Verzögerungen führt, bis der Fehler entdeckt, eine neue Rechnung angefordert und das geänderte Dokument erneut ausgestellt wird. Vermeiden Sie Verwechslungen, indem Sie das gelieferte Produkt oder die erbrachte Dienstleistung eindeutig und detailliert beschreiben. Geben Sie dem Kunden keinen Vorwand, die Rechnung anzufechten.

Passen Sie beim Mehrwertsteuersatz auf

Wenn Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, achten Sie darauf, dass Sie die richtige Berechnung für die gelieferten Waren und Dienstleistungen verwenden. Weicht Ihr Satz vom Standard-Mehrwertsteuersatz von 20 % ab oder haben Sie sich erst kürzlich für die Mehrwertsteuer registrieren lassen, sollten Sie Ihre Kunden darüber informieren, um ihnen einen bösen Schock zu ersparen.

Geben Sie die richtigen Zahlungsinformationen an

Vergewissern Sie sich, dass die Zahlungsangaben Ihres Unternehmens, die Bankkontonummer und die Postanschrift korrekt und leicht lesbar sind. Noch besser ist es, wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, mit einem Mausklick sofort zu bezahlen. Das macht das Leben leichter und bedeutet, dass das Geld schneller auf Ihrem Konto ankommt.

Zahlungen und Rechnungen einfacher bearbeiten mit GoCardless

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen korrekt sind, ist die Nutzung eines Drittanbieters wie GoCardless.

GoCardless kann sowohl für wiederkehrende als auch für einmalige Rechnungszahlungen genutzt werden.

Der Einsatz von Instant Bank Pay (der Lösung von GoCardless für den Einzug von Einmalzahlungen direkt vom Bankkonto des Kunden), ermöglicht eine bessere Kontrolle bei einmaligen Rechnungszahlungen, bei denen der Zahlungspflichtige jede einzelne Zahlung autorisieren möchte.

Dadurch werden verspätete Zahlungen vermieden, was Ihnen Zeit und Geld spart, Ihren Cashflow verbessert und Stress (einschließlich unangenehmer Gespräche mit Kunden) reduziert.                                                                           

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.