Vorlage für Schlussrechnungen

Manchmal kann es schwierig sein, herauszufinden, welche Informationen genau eine Rechnung enthalten muss – besonders wenn es sich dabei um eine besondere Art der Rechnung handelt. Deshalb haben wir für Sie zusammengefasst, was genau Ihre Schlussrechnung, auch bekannt als Endrechnung, enthalten muss.

Die guten Nachrichten zuerst: Auch wenn es sich bei der Schlussrechnung um eine Sonderform der Rechnung handelt, unterscheidet sie sich von „normalen“ Rechnungen nur in einigen Details. Die Schlussrechnung kommt immer bei sehr großen Projekten vor, die sich über mehrere Monate oder Jahre ziehen – in diesem Fall wird oft mit Abschlagsrechnungen gearbeitet, um den großen Endbetrag in leichter verdauliche Zwischenbeträge aufzusplitten. Am Ende des Projekts ist nun die Schlussrechnung fällig – welche sich auch auf 0,00 € belaufen kann, wenn nach der letzten Abschlagsrechnung keine weiteren Leistungen mehr erbracht wurden.

Zum Thema der allgemeinen Rechnungsstellung haben wir bereits eine Reihe von Blogbeiträgen verfasst. Wenn Sie also Fragen zu den unterschiedlichen Rechnungsarten haben, wissen möchten, was Sie bei der Rechnungsstellung im Allgemeinen beachten müssen und inwiefern B2B-Rechnungen besonderen Anforderungen unterliegen, werden Sie in unserem Blog sicher fündig. Weitere Informationen dazu, was genau eine Abschlagsrechnung ist, eine praktische Vorlage einer Abschlagsrechnung zum Herunterladen sowie mehr Details dazu, was eine Schlussrechnung genau ist, finden Sie in den jeweiligen Artikeln.

Pflichtangaben einer Schlussrechnung

Abgesehen von den regulären Pflichtangaben, die jede Rechnung enthalten muss, gibt es bei der Schlussrechnung einige Dinge, die Sie beachten müssen. Inkludieren Sie auf jeden Fall alle wichtigen Angaben zu den bereits ausgeschickten Abschlagsrechnungen dieses Projekts und achten Sie darauf, die Nummerierung der Akontorechnungen ebenso zu nennen, wie den Nettobetrag und die angefallene Umsatzsteuer. Hier die wichtigsten Aspekte für Ihre Endrechnung noch einmal zusammengefasst:

1. Geben Sie an, dass es sich bei dieser Rechnung um eine Schlussrechnung handelt.

2. Geben Sie als erste Position den Preis der gesamten erbrachten Leistungen inklusive Umsatzsteuer an.

3. Geben Sie nun alle verrechneten Abschlagsrechnungen an und achten Sie darauf, sowohl den Nettobetrag als auch den Steuersatz zu inkludieren. Ob die Abschlagsrechnungen bereits alle bezahlt sind oder nicht, ist hier nicht relevant.

4. Die Beträge der Abschlagszahlungen werden nun vom oben genannten Komplettpreis abgezogen, sodass am Ende nur noch der fällige Restbetrag übrig bleibt.

Um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Schlussrechnung zu helfen, haben wir hier eine Checkliste erstellt, anhand derer Sie überprüfen können, ob Sie auch wirklich nichts vergessen haben. Diese Checkliste beinhaltet auch alle für eine normale Rechnung notwendigen Angaben, wobei wir die für Endrechnungen wichtigen Angaben hervorgehoben haben.

Checkliste zur Erstellung Ihrer Schlussrechnung

• Angaben zum:zur Rechnungsaussteller:in – Firma, Name, Anschrift, UID-Nummer, eventuell E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Angaben zum:zur Rechnungsempfänger:in – Firma, Name, Anschrift, UID-Nummer, eventuell E-Mail-Adresse und Telefonnummer

• Titel „Schlussrechnung“

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Leistungs- oder Lieferdatum

• Angabe des vollständigen Preises für dieses Projekt inklusive Umsatzsteuer

• Angaben der bereits beglichenen Abschlagsrechnungen inklusive Nummerierung, Nettobetrag und Steuersatz

• Bruttobetrag der Schlussrechnung, entstehend aus dem Komplettpreis minus den Abschlagsrechnungen

• Informationen zu den Zahlungsbedingungen (Zeitraum, Bankverbindung)

Häufige Fehler im Zusammenhang mit Schlussrechnung

Es gibt einige Fehler, die sich bei der Arbeit mit Akonto- und Schlussrechnungen häufig einschleichen, die Sie aber dank unserer Vorlage und mithilfe der praktischen Checkliste ganz einfach vermeiden können.

Angabe, dass es sich um eine Schlussrechnung handelt

Um allen Parteien sofort klarzumachen, um was für eine Art der Rechnung es sich hier handelt, ist es hilfreich, wenn Sie direkt im Titel festhalten, dass es sich hierbei um eine Schlussrechnung handelt. So bleibt es auch nach einiger Zeit noch eindeutig, dass diese Rechnung die Endrechnung für ein Projekt ist und zu den jeweiligen Abschlagsrechnunge gehört.

Verrechnen der Umsatzsteuer

Aus steuerlicher Sicht ist eine Schlussrechnung das gleiche wie jede andere Rechnung, denken Sie daher unbedingt daran, hier auch die Umsatzsteuer zu inkludieren – und zwar nicht nur für diese Rechnung, sondern auch für die vorangegangenen Abschlagsrechnung. Da Sie als Unternehmen die Umsatzsteuer bei Erhalt der Abschlagszahlung abführen müssen, ist es am besten, diese in den einzelnen Abschlagsrechnungen auch gleich direkt mitzuverrechnen. Damit Sie auf der Schlussrechnung am Ende nicht zu viel oder zu wenig Umsatzsteuer verrechnen, ist es wichtig, für jede Abschlagsrechnung auch anzugeben, dass die Umsatzsteuer bereits inkludiert war und wie hoch sie war. 

Vorlage: Muster-Schlussrechnung herunterladen

Um Ihnen das Leben ein bisschen leichter zu machen, haben wir eine Vorlage für Schlussrechnungen erstellt. Diese können Sie kostenlos herunterladen und personalisieren. Denken Sie daran, alle Platzhalter-Informationen zu ändern, fügen Sie Ihr Logo ein und nutzen Sie unsere Gratis-Musterrechnung im praktischen Word-Format für Ihre Abschlagsrechnungen.

Wir können helfen

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