Was ist eine Abschlagsrechnung?

Abschlagsrechnungen, auch bekannt als Akontorechnungen, werden eingesetzt, um sehr große Endbeträge in kleinere, leichter verdauliche Teilzahlungen aufzusplitten. Bevor Sie also die Schlussrechnung an Ihre:n Kund:in schicken, bekommt diese:r je nach Vereinbarung eine oder mehrere Abschlagsrechnungen für bereits erbrachte Leistungen.

Abschlagsrechnungen bieten sowohl für die Auftraggeber:innen als auch für die Auftragnehmer:innen einen ganz entscheidenden Vorteil: Sie reduzieren das finanzielle Risiko signifikant. Indem Sie als Unternehmen Ihre:n Kund:innen die Möglichkeit bieten, sehr große Beträge in der Form von kleineren Teilzahlungen zu begleichen, sinkt das Risiko einer Zahlungsunfähigkeit. Gleichzeitig profitieren Sie von den Teilzahlungen, da diese Ihrem Unternehmen dabei helfen, liquid zu bleiben. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was genau eine Abschlagszahlung ist und wie sich diese zum Beispiel von einer Anzahlung unterscheidet, sehen Sie sich doch unseren Blogbeitrag zu diesem Thema an. Wenn Sie darüber bereits Bescheid wissen und sich nun dafür interessieren, was genau die Abschlagsrechnung ist und wann Sie diese einsetzen können, sind Sie beim vorliegenden Artikel genau richtig.

Was genau ist eine Akontorechnung überhaupt?

In erster Linie ist jede Akontorechnung eine Rechnung. Sie muss dementsprechend alle Anforderungen erfüllen, die auch eine reguläre Rechnung erfüllen muss. Vergessen Sie darüber hinaus nicht, die Abschlagsrechnung auch klar als solche zu kennzeichnen und bedenken Sie, dass Sie die Umsatzsteuer hier direkt inkludieren müssen. Wir haben in einem eigenen Blogbeitrag für Sie zusammengefasst, welche Informationen Ihre Abschlagsrechnung enthalten muss – Sie finden dort eine praktische Checkliste und eine Vorlage, die Sie herunterladen und für Ihre eigenen Zwecke personalisieren und nutzen können.

Wann setze ich Abschlagsrechnungen ein?

Es gibt viele Situationen, in denen es sinnvoll ist, Akontorechnungen in den Zahlungsmodalitäten zu inkludieren – und zwar, wie bereits erwähnt, in erster Linie, um sehr große Endrechnungen aufzuteilen. Je nachdem, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, können nämlich mehrere Jahre vergehen, bevor eine Leistung vollständig erbracht ist und somit in Rechnung gestellt werden kann. Teilrechnungen machen in so einem Fall wie bereits erwähnt sowohl für die Auftraggeber:innen Sinn, als auch für die Auftragnehmer:innen.

• Im Baugewerbe zum Beispiel sind Abschlagszahlungen durchaus üblich und unterliegen hier dem zugrundeliegenden Werk- oder Bauvertrag. Wichtig ist auch hier, dass die Akontorechnung im Bauwesen immer auf einer bereits erbrachten Leistung basiert – etwa nach Fertigstellung des ersten Stocks eines mehrstöckigen Gebäudes.

• Auch Strom-, Gas- und Heizkosten werden in der Regel mithilfe von monatlichen Akontorechnungen beglichen. Während die Unternehmen von den regelmäßigen Zahlungen profitieren, genießen Verbraucher:innen die Tatsache, dass sie monatlich fixe Beträge bezahlen können, um nicht einmal jährlich eine böse Überraschung zu erleben. 

• Doch auch in anderen Branchen nutzen Freiberufler:innen, Start-ups und andere große und kleine Betriebe für langfristige Projekte gerne Akontorechnungen, um die eigene Liquidität sicherzustellen.

Worauf muss ich achten, wenn ich Akontorechnungen in meinem Betrieb nutzen möchte? 

Es gibt einige Dinge, die Sie bedenken sollten, wenn Sie möchten, dass Ihre Kund:innen bei langfristigen Projekten Abschlagszahlungen leisten.

Erstens ist es sehr wichtig, dass Ihre Kund:innen wissen, was sie erwartet. Kommunizieren Sie also ganz klar, wenn Abschlagsrechnungen für ein bestimmtes Projekt Teil der Zahlungsmodalitäten sind. Denn wenn Sie das nicht tun, können Sie Kund:innen schnell vor den Kopf stoßen, indem Sie eine Akontorechnung schicken, ohne dass der:die Kund:in diese erwartet. Achten Sie also im Sinne einer guten Beziehung zu Ihren Kund:innen darauf, alle Aspekte der Geschäftsbeziehung klar zu definieren und zu kommunizieren.

Zweitens ist es immer empfehlenswert, Meilensteine oder Teilprojekte zu definieren, nach deren Abschluss die Akontozahlungen fällig werden. Je nachdem, in welcher Branche Sie arbeiten, können sich diese stark unterscheiden. Wenn Sie zum Beispiel als Bauunternehmen einen aus mehreren Häusern bestehenden Wohnblock errichten, könnte jedes der Gebäude ein Teilprojekt darstellen, nach dessen Fertigstellung Sie einen Teilbetrag in Rechnung stellen. Wenn Sie hingegen im Marketingbereich arbeiten und einen großen Auftrag für ein umfangreiches Rebranding einer Firma erhalten haben, könnten Sie – je nachdem, welche Leistungen dies inkludiert – die folgenden Meilensteine vereinbaren: Bestandsaufnahme und Zielgruppenanalyse, Logodesign und Corporate Identity, neues Webdesign, Copywriting und Übersetzung der Webtexte, neue Fotos für die Website sowie Entwicklung einer Marketingstrategie.

Drittens ist es wichtig, dass Ihre Akontorechnungen wie jede andere Rechnung auch alle notwendigen Informationen enthalten. Vergessen Sie nicht, anzugeben, dass es sich hier um eine Abschlags- oder Akontorechnung handelt, die Umsatzsteuer zu inkludieren und geben Sie auch genau an, für welche erbrachten Leistungen die jeweilige Rechnung ausgestellt wurde – wenn für das jeweilige Projekt mehrere Abschlagszahlungen geplant sind, nummerieren Sie die Akontorechnungen.

Weiterführende Artikel zum Thema Rechnungserstellung

Wenn Sie einige allgemeine Informationen zu Rechnungen an sich brauchen, stöbern Sie doch in der Buchhaltungskategorie unseres Blogs. Dort haben wir bereits eine Fülle an Blogbeiträgen rund um das Thema Rechnungsstellung für Sie verfasst. Wenn Sie also mehr darüber erfahren möchten, was eine Rechnung ist und welche Informationen sie enthalten muss, was Sie bei der Erstellung von B2B-Rechnungen beachten müssen und welche Arten der Rechnungsstellung es überhaupt gibt, sind Sie dort bestens aufgehoben.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.