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Si te acabas de lanzar al mundo del emprendimiento y te has dado de alta como autónomo, es probable que tengas dudas con respecto a la creación y a la emisión de facturas.
En este artículo, explicaremos conceptos básicos y aclararemos las dudas más frecuentes con el fin de evitar errores que pueden resultar en sanciones por parte de Hacienda.
Si aún te has dado de alta en el régimen de trabajadores por cuenta propia, te recomendamos que aprendas cómo puedes facturar sin ser autónomo.
Qué información se debe incluir en una factura
En este apartado aclararemos algunos conceptos importantes que te ayudarán a entender mejor cómo hacer una factura de autónomo.
Una factura es un documento mercantil que sirve para dejar constancia de la compra de un producto o la prestación de un servicio. Se trata de un justificante que posee validez fiscal y que refleja cualquier tipo de operación comercial.
Aunque no existe un modelo estándar, todas las facturas deberán incluir la siguiente información:
Nombre del emisor y del cliente. Cada factura deberá incluir los datos tanto del emisor como del cliente, es decir, nombre y apellidos, NIF, dirección, código postal y ciudad.
Fecha de emisión y de vencimiento. En el encabezamiento de la factura se debe indicar la fecha de emisión y de vencimiento, así como el lugar de emisión.
Conceptos. En el cuerpo incluiremos una descripción completa de los conceptos que queremos facturar. En una misma factura puede haber uno o más conceptos, dependiendo del tipo de servicio prestado o de los productos vendidos. Esto es muy común en el caso de que se prestan diferentes servicios a un mismo cliente de forma habitual. En lugar de enviarle, por ejemplo, tres facturas al mes, emitiremos un único documento con todas las operaciones realizadas.
Base imponible. Se trata del precio del producto o servicio sin incluir los impuestos.
Impuestos. Los autónomos deberán incluir tanto el IVA como el IRPF. En España, el IVA equivale al 21 % mientras que el IRPF suele ser del 15 %. Sin embargo, en los dos primeros años como autónomo es posible restar una cantidad de IRPF reducida que equivale al 7 %.
Método de pago. En cada factura se deberá indicar el método de pago así como otros datos/instrucciones importantes para que el cliente pueda realizar la transacción.
Notas adicionales, por ejemplo el motivo por el que una factura no está sujeta a impuestos (inversión sujeto pasivo o exportaciones no UE).
Es importante conocer la diferencia entre una factura y un recibo. Ambos documentos presentan similitudes, sin embargo, tienen finalidades diferentes.
¿Cuándo aplicar la retención de IRPF?
IRPF es el acrónimo de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y es un impuesto sobre las ganancias de cualquier persona física, sean ellas trabajadores por cuenta ajena o autónomos. Estos últimos tendrán que declararlo anualmente mediante la declaración de la renta y liquidarlo trimestralmente presentando el modelo 130.
¿Cuándo un autónomo tiene que facturar con retención?
El IRPF deberá figurar en la factura siempre y cuando el cliente sea otro autónomo o una empresa con sede en el territorio español.
¿Qué tipos de facturas existen?
Un autónomo tiene la posibilidad de emitir diferentes tipos de facturas, según la situación, el importe y el destinatario.
Estos son los 6 tipos de facturas para autónomos:
Factura ordinaria
Factura simplificada
Factura Proforma
Factura rectificativa
Factura recapitulativa
Factura electrónica
Veamos con más detalle qué características tiene cada una de ellas.
La factura ordinaria es la más frecuente y es un comprobante de una operación económica. Posee todas las características que se han mencionado anteriormente.
La factura simplificada, también conocida como ticket, no contiene los datos del destinatario y solo se puede emitir para importes inferiores a 400 euros. Además, el IVA no aparece desglosado, sino que el porcentaje está incluido en el importe.
La factura proforma no posee validez fiscal o contable; equivale más bien a un presupuesto u oferta comercial. Por esta razón, no se puede utilizar como garantía de compra o justificante de una operación.
Contiene la misma información que una factura, sin embargo la serie numérica debe ser diferente.
La factura rectificativa es una factura de venta que contiene un signo negativo y se utiliza cuando se ha cometido un error en la factura original. Además de la información que aparece en una factura ordinaria, también debe contener lo siguiente:
Datos de la factura rectificada
La rectificación aportada
Motivos de la rectificación
La condición de factura rectificativa
La factura recapitulativa contiene varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que se han efectuado en el mismo mes.
Si el destinatario es un empresario o profesional, deberá emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en el que se han llevado a cabo las operaciones.
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, por lo tanto, deberá contener toda la información obligatoria que debe figurar en cualquier factura ordinaria.
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