Con GoCardless integrado en nuestro software ahorramos muchísimo tiempo en la gestión de los mandatos y de los cobros

Cristina ArnalFinanzas y operaciones, Impact Hub

Beneficios clave

Ahorro de +15 horas al mes en tareas administrativas y e mandatos SEPA online y sin papel


Nombre de la empresa

Impact Hub

Servicios

Espacio de Coworking para emprendedores y empresas con un fin social

Numero de empleados

19 empleados

Hay un lugar en la capital madrileña que reúne a emprendedores, profesionales, empresas y organizaciones que quieren generar un impacto en la sociedad. Desde que abriera sus puertas hace seis años, Impact Hub Madrid no es solo un centro de trabajo y coworking, sino un auténtico hervidero de ideas en el que se ha forjado una comunidad de innovación.

Cerca de 400 miembros avanzan en sus proyectos, se forman y hacen networking en este espacio dentro de la red global Impact Hub ,presente en más de 80 ciudades de todo el mundo con un total de 11.000 miembros.

Los responsables de Impact Hub Madrid también pretenden que las herramientas innovadoras les ayuden a mejorar la propia gestión de este laboratorio de ideas, incubadora de negocios y oficina al mismo tiempo. Por eso, hace unos meses decidieron automatizar el tedioso proceso de gestión de los cobros a sus clientes uniéndose a la red global de GoCardless.

"Se adaptaba a lo que estábamos buscando: implementar una pasarela de pagos que fuera automática y que se pudiera integrar con el software con el que trabajamos", señala Cristina Arnal , responsable de Finanzas y Operaciones en Impact Hub Madrid. En base a su experiencia, resumimos en cinco claves cómo GoCardless ha contribuido a mejorar la administración de este centro de innovación social.

1. La completa integración con Nexudus Spaces

Impact Hub Madrid utiliza para la gestión del día a día el software Nexudus Spaces, una plataforma especializada en espacios de coworking. Sin embargo, el proceso y control del cobro se realizaba de forma manual.

Desde que Nexudus ha integrado GoCardless en su software , en Impact Hub Madrid pueden evitar por fin las duplicidades. "Antes de implementar GoCardless no podíamos integrar el software con los cobros, lo que hacía que el trabajo fuera lento", recuerda Arnal. Ahora, pueden solicitar el cobro de las facturas emitidas sin salir de Nexudus Spaces y ver qué facturas están pendientes gracias a GoCardless.

2. El importante ahorro de tiempo

Anteriormente en Impact Hub Madrid gestionaban los cobros manualmente, al igual que la mayor parte de las PYMES de España: creaban un fichero en su banco y tenían que introducir el importe de las facturas una a una. Una vez que recibían toda la remesa, tenían que marcar todas y cada una de las facturas como pagadas a golpe de clic. Además, debían revisarlas para comprobar que no se había producido ningún fallo durante el cobro, una tarea ardua cuando menos.

"El principal problema era el tiempo , había que meter los importes uno a uno con máximo cuidado, modificar clientes y revisar que estaba todo correcto. Posteriormente, había que marcar todas las facturas como pagadas", señala Arnal. Teniendo en cuenta que en el caso de Impact Hub había que repetir la secuencia para cobrar a sus casi 400 miembros, se invertía día y medio de trabajo en esta tarea.

Desde que han comenzado a utilizar GoCardless, el tiempo de gestión se ha reducido considerablemente, ya que se ha automatizado el cobro, el seguimiento y la conciliación. Una vez se han cobrado las facturas, se marcan automáticamente. "Basta con comprobar que todo está correcto y ver qué facturas quedan pendientes de cobro", detalla Arnal.

3. Adiós a los errores

Por mucha atención que se ponga durante el control de cobros, cuando la labor se realiza a mano siempre es posible cometer un error que cueste tiempo y dinero. "Había que tener especial cuidado debido a que había que dar de alta a los clientes nuevos y eliminar a los clientes que no continuaban, para no cobrar por error o tener facturas sin cobrar", recuerda Arnal.

Ahora, gracias a GoCardless, ya no tiene por qué preocuparse: la plataforma realiza el proceso por ella sin ninguna posibilidad de equivocación. "No se cobran importes erróneos, no hay posibilidad de cobrar a un cliente que ya no trabaja aquí", destaca la responsable de Finanzas y Operaciones de Impact Hub Madrid.

4. La facilidad para realizar cobros (y recobros)

Cualquier empresa se puede enfrentar cada mes al problema de que algunos clientes no estén al corriente de sus pagos, lo que obliga a iniciar de nuevo el proceso de cobro. Sin embargo, GoCardless incluye una opción que facilita la tarea: permite reintentar los cobros que han fallado. Esta es una de las principales ventajas de la que se ha beneficiado Impact Hub Madrid.

Desde este centro de innovación social también destacan la comodidad de gestionar los cobros en cualquier momento, ya que antes solo podían emitir los ficheros una vez al mes para llevar un mejor control.

Con GoCardless, "tenemos la opción de poder hacer cobros no solo los primeros días de mes, que era el periodo en el que los solíamos hacer, sino durante todo el mes", asegura Arnal. Además, si alguna factura se había cobrado mal, antes tenían que esperar a la fecha en la que se realizaban los pagos para realizar la devolución, mientras que ahora pueden hacerlas directamente y en cualquier momento.

5. La rápida adaptaci ón a la plataforma

Pese a los aspectos positivos de GoCardless, una de las reticencias que puede tener una empresa a la hora de realizar un cambio en su forma de administrarse es el propio periodo de transición. Desde Impact Hub Madrid alaban la rapidez de ese proceso. "La adaptación ha sido sencilla debido a las pruebas que hicimos antes de implementarla definitivamente ", señala Arnal.

Eso sí, el primer mes han tenido que ayudar a los clientes a que se adaptaran a la nueva plataforma, y aún les quedan por "pulir pequeños detalles". Un esfuerzo inicial que se compensa con los resultados de la automatización del cobro.

De hecho, la responsable de Finanzas y Operaciones del centro madrileño está pensando en recomendar GoCardless a otros centros de la red de espacios de coworking. Al fin y al cabo, si fusionar la red de innovación que ha tejido Impact Hub en la capital madrileña y la red global de pagos por internet de GoCardless ha sido beneficioso, el éxito podría replicarse en cualquier lugar.


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