Verzugszinsen: Das sollten Sie wissen

Obwohl sie nicht immer angemessen sind, sind Mahngebühren ein hervorragendes Mittel, um verspätete Zahlungen zu bestrafen und im besten Falle sogar grundsätzlich zu vermeiden. Um zu entscheiden, wann und wie viel Verzugszinsen in Rechnung gestellt werden dürfen, müssen die Bedingungen des Vertrags mit dem Kunden und die Gesetze des entsprechenden Landes sorgfältig beachtet werden.

Was sind Verzugszinsen?

Eine Verspätungsgebühr, oft auch alsMahngebühr oder Servicegebühr bezeichnet, ist eine Gebühr, die ein Unternehmen für eine überfällige Rechnung erhebt. Eine Mahngebühr kann auch als Kosten betrachtet werden, die mit der Gewährung eines Kredits an einen spät zahlenden Kunden verbunden sind, da das Unternehmen der Person zusätzliche Zeit gibt, um eine bestehende Schuld zu begleichen. Wenn die Verzugszinsen richtig berechnet werden, können sie die direkten Verluste ausgleichen, die dem Gläubiger entstehen, wenn ein Schuldner nicht rechtzeitig zahlt. Dazu gehören entgangene Zinsen und die Kosten für die Berechnung der Gebühr, die Benachrichtigung des Schuldners und die Verfolgung der Zahlung. Häufig werden Kunden durch die bloße Erwähnung einer Verzugsgebührenklausel dazu angehalten, Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

Ab wann kann man Verzugszinsen verlangen?

Wenn Verzugszinsen erhoben werden, muss entschieden werden, wann und in welcher Höhe diese angesetzt werden. Bei der Festlegung von Fristen und Gebühren wird der entsprechende Cashflow-Bedarf sowie die Branchennormen berücksichtigt. Was den Zeitplan betrifft, sehen Richtlinien grundsätzlich vor, dass Zahlungen für Rechnungen sofort nach Erhalt fällig sind und Verzugsgebühren anfallen, wenn sie später als 30, 60 oder 120 Tage erfolgen.

Als nächstes wird die Höhe der Verzugszinsen berücksichtigt. Grundsätzlich wird hier entschieden, ob die Verzugszinsen als Prozentsatz des Rechnungsbetrags auf Jahresbasis berechnet werden oder alternativ eine Obergrenze von z. B. 10 € pro verspäteten Tag betragen. In beiden Fällen spiegeln die Mahngebühren eine Schätzung der tatsächlichen Kosten wider, die durch den Zahlungsverzug entstanden sind.

Im Folgenden listen wir einige Aspekte auf, die dazu verwendet werden, Mahngebühren zu berechnen:

• Zinsen, die bei einer überfälligen Rechnung anfallen würden.

• der Wert der zusätzlichen Arbeitszeit, die für die Berechnung der Gebühren, das erneute Versenden der Rechnungen und die Kontaktaufnahme mit dem Kunden bezüglich der Zahlung aufgewendet wird.

• der Wert zusätzlicher Geschäftsmöglichkeiten, die aufgrund des fehlenden Cashflows sowie der Zeit, die für die Zahlungsbeschaffung benötigt wird, entgehen würden.

• Kosten für die Erstellung, den Versand und die Aufbewahrung jeder Rechnung (einschließlich Papier, Tinte und Porto).

Verzugszinsen in der Praxis

Verzugszinsen tauchen im wirklichen Leben in der Regel an zwei Stellen auf. Wenn ein Kunde mit einer Kreditrate im Verzug ist, können Kreditgeber, einschließlich Banken, solche Verzugszinsen erheben. Wenn Sie als Verbraucher jedoch etwas kaufen und laut Vertrag verpflichtet sind, den Kaufpreis später zu zahlen, kommen Verzugszinsen auch bei Warengeschäften ins Spiel. Kommt es aus Sicht des Kreditgebers und des Lieferanten zu einem nachträglichen Zahlungsverzug, darf letzterer den geschuldeten Betrag in der Regel um Verzugszinsen erhöhen.

Werden die Verzugszinsen auf den Brutto- oder den Nettobetrag berechnet?

Theoretisch entschädigen die Verzugszinsen den Gläubiger für den Zinsverlust. Ein Zinsverlust kann nicht durch eine (Steuer-)Ausgabe verursacht werden, die nie zustande gekommen ist.

Diese Überlegung führt zu der folgenden Regel:

• Der Bruttobetrag der Rechnung des Gläubigers kann zur Berechnung der Verzugszinsen herangezogen werden, wenn eine Sollbesteuerung vorliegt. So kann er im Falle der Sollbesteuerung die Mehrwertsteuer auf die unbezahlte Rechnung in dem Zeitraum an die Steuerbehörden abführen, in dem die Schuld erstmals entstanden ist.

• Wenn der Gläubiger tatsächlich besteuert wird, hat er Anspruch auf Verzugszinsen auf den Nettorechnungsbetrag. Dies geschieht, damit er die Umsatzsteuer im Rahmen der Ist-Besteuerung erst dann zahlt, wenn die Rechnung beglichen ist.

Verzugszinsen werden in der Regel auf den Bruttorechnungsbetrag erhoben, da die meisten Unternehmer der Sollbesteuerung unterliegen.

Wie kann man die Entstehung von Verzugszinsen vorbeugen?

Der Händler hat keine Kontrolle darüber, wann eine Überweisung getätigt wird, und kann dies auch nicht überwachen. Aufgrund der fehlenden Transparenz und der daraus resultierenden Unvorhersehbarkeit wird die Finanzplanung zu einer Herausforderung. Darüber hinaus führen Banküberweisungen mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Zahlungsausfällen, Problemen mit dem Cashflow und großem Stress für den Inhaber.

Mit Hilfe von GoCardless können Unternehmen Zahlungen direkt von den Bankkonten ihrer Kunden entgegennehmen. Es kann sowohl für regelmäßige Zahlungen als auch für einmalige Rechnungszahlungen verwendet werden und ist einfach sowie kostengünstig.

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