Kostenlose Rechnungsprogramme für Kleinbetriebe

Kleinunternehmer:innen, Handwerker:innen, Solo-Selbständige: Wer mit einem Kleingewerbe seinen Lebensunterhalt verdient, hat wenig Zeit für Administratives, wie die Rechnungsstellung. Gleichzeitig gibt es kaum etwas Wichtigeres, damit das Geschäft läuft. Kostenlose Rechnungsprogramme können hier nützliche Tools für Kleinunternehmer:innen sein, um ordnungsgemäß und schnell fakturieren zu können, ohne Zeit für unnötigen Papierkram zu verschwenden. Was bei der Wahl zu beachten ist und welche Möglichkeiten es gibt, schauen wir uns in diesem Artikel genauer an.

Welche Funktionen kann ein kostenloses Rechnungsprogramm erfüllen

Grundsätzlich bieten Rechnungsprogramme Kleinunternehmer:innen eine zeitsparende Möglichkeit, Rechnungen sowie Angebote und Lieferscheine zu erstellen. Mit professionellen Rechnungsvorlagen kann sichergestellt werden, dass alle Vorgaben für die Erstellung gesetzeskonformer Rechnungen eingehalten und die entsprechenden Hinweise für Kleinunternehmer:innen zur Umsatzsteuerbefreiung integriert werden. Rechnungstools ermöglichen zudem die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben und die Zeiterfassung. 

Kostenlose Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen: Darauf ist zu achten

Das jeweilige Tool sollte einfach zu bedienen und einzurichten sein. Kleine Handwerksbetriebe oder Dienstleister:innen operieren ohne die Infrastruktur von großen oder mittelständischen Unternehmen. Das Rechnungsprogramm darf daher keine Spezialkenntnisse zum Thema Rechnungsstellungen und Finanzen erfordern. Eine klare Benutzeroberfläche und Struktur sind unerlässlich.

Kostenlose Rechnungsprogramme haben meist eingeschränkte Funktionalitäten. Dazu gehört beispielsweise, dass nur eine bestimmte Anzahl von Rechnungen pro Monat gestellt werden 

kann. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass das jeweilige Programm den individuellen Bedürfnissen entspricht. Einige Anbieter promoten auch kostenlose Testversionen ihrer Programme, die nur für einen begrenzten Zeitraum gelten. Aufpassen also, dass man sich nicht von dem Wort „kostenlos“ blenden lässt.

Welche kostenlosen Rechnungsprogramme gibt es für Kleingewerbe

Folgende kostenlose Rechnungsprogramme bzw. Rechnungsprogramme mit kostenfreien Grundversionen lohnt es sich, näher anzuschauen:

Papierkram

Benutzer:innen heben bei diesem Tool insbesondere die Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung hervor. Die kostenlose Papierkram-Version ermöglicht die Online-Buchhaltung, Erstellung von Angeboten und Rechnungen, die Erfassung von Ausgaben und Belegmanagement sowie eine Erfassung von Waren, Dienstleistungen und Zeit. Ab EUR 10 pro Monat gibt es u. a. mehr Speicherplatz und zusätzliche Buchhaltungsfunktionen.

Zervant

Ein kostenloses Rechnungsprogramm, das gerade beim Start in die Selbständigkeit das Leben einfacher machen kann: Zervant gibt es in einer Desktop-Version sowie als App und bei nicht mehr als fünf Kund:innen sind die Erstellung von Angeboten, die Rechnungserstellung und der Versand sowie die Nutzung der App und der Kundenservice kostenlos. Das Tool ist unkompliziert in der Handhabung und funktional. Wenn das Geschäft wächst, gibt es für 10 Euro im Monat ein Upgrade des kostenlosen Pakets, mit dem – neben weiteren Funktionen – 30 Kund:innen bedient werden können.

Billingengine

Billingengine ist ein weiteres Tool, das sich für Neugründer:innen anbietet: Mit der kostenlosen Grundversion können pro Monat drei Rechnungen verschickt werden. Die Rechnungserstellung gelingt schnell und einfach, es gibt anpassbare Zeit- und Währungsformate, sechs Rechnungssprachen und, da Cloud-basiert, Zugriff von überall. Ein Upgrade auf das Basispaket ermöglicht für 4 Euro 30 Rechnungen pro Monat plus weitere Funktionen.

123Rechnung

Dieses Rechnungsprogramm gibt es nur in einer Kostenlosvariante und die Version des Programms steht daher direkt zum Download zur Verfügung. Die Daten werden hier nicht in der Cloud gespeichert. Das Tool aus Österreich wurde speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt und ermöglicht u. a. die Kundenerfassung, Leistungserfassung, Rechnungsübersicht und Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen. Und: Benutzer:innen können wählen, ob sie mit oder ohne Umsatzsteuer verrechnen möchten, um den in Deutschland oder Österreich geltenden Anforderungen für Kleinunternehmer:innen gerecht zu werden.

open3A

Bei open3A handelt es sich um eine modular aufgebaute Open-Source-Rechnungssoftware, die in ihrer Grundversion kostenlos heruntergeladen werden kann. Die wichtigsten Grundfunktionen für die Erstellung und Verwaltung professioneller Rechnungen können dann ohne zeitliche Beschränkung genutzt werden. Zum Download gibt es zwei Versionen: eine  für Windows, Linux und MacOS, die einen Webserver mit PHP und MySQL-Datenbank benötigt, sowie eine Windows-Version mit eigenem Webserver mit Datenbank, die auf jedem Windows-Rechner installiert werden kann.

Macht ein kostenloses Excel-Rechnungsprogramm Sinn

Hier muss man aufpassen: Die Rechnungsvorlage für Excel, die sich mit Microsoft Excel ab 2010 nutzen lässt, kann zwar einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings erfüllt sie nicht die seit 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD), da mit Excel erstellte Rechnungen editierbar sind und laut GoBD Aufzeichnungen unveränderbar sein müssen. 

Fazit: einfache kostenlose Rechnungssoftware mit Upgrade-Potenzial

Gerade zum Start in das Kleinunternehmertum sind kostenlose Rechnungsprogramme eine nützliche Unterstützung im Arbeitsalltag, damit die Rechnungsstellung schnell und gesetzeskonform abgewickelt werden kann. Grundsätzlich hängt es immer von der Größe des eigenen Unternehmens ab, welche kostenlose Lösung für Solo-Selbständige oder kleine Handwerksbetriebe Sinn macht. Denn natürlich sind die Funktionen bei kostenlosen Versionen eingeschränkt und unter Umständen werden Upgrades benötigt, beispielsweise um das Rechnungsvolumen zu bewältigen – was viele Anbieter aber auch kostengünstig ermöglichen. Im Zusammenspiel mit Möglichkeiten zum automatischen Einziehen und Abgleichen von Zahlungen sind Rechnungsprogramme daher wichtige Tools für ein effizientes Unternehmertum.

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