Debitorenmanagement: Was ist das?

Immer häufiger bezahlen unsere Kund:innen ihre Waren oder Dienstleistungen nicht direkt beim Kauf mit Bargeld oder Karte. Stattdessen gilt „jetzt kaufen, später bezahlen“ und die Kundschaft erhält eine Rechnung, die zu einem späteren Zeitpunkt beglichen werden muss. Doch diese Zahlungsweise zieht viele Arbeitsschritte nach sich – der Zahlungseingang muss überprüft und verbucht werden, verspätete Zahlungen erfordern Nachverfolgung usw. Dieser Prozess wird Debitorenmanagement genannt.

Debitorenmanagement Definition

Debitorenmanagement – was ist das eigentlich?

Das Debitorenmanagement ist die Verwaltung ausstehender Forderungen von deren Entstehung (dem Kauf mit Zahlungsziel) bis zum Zahlungseingang. Als Debitor:innen werden hierbei die Kaufenden bezeichnet, also diejenigen, die eine offene Schuld haben. Kreditor:innen dagegen sind die Verkaufenden bzw. Unternehmen, die einen Kredit (in Form von Waren oder Dienstleistungen) vergeben.

Manchmal wird das Debitorenmanagement Forderungsmanagement genannt. Doch während man sich beim Forderungsmanagement oft ausschließlich auf die Verwaltung ausstehender Forderungen bezieht, ist das Debitorenmanagement ein weiter gefasster Begriff, der auch die Buchhaltung ausstehender Zahlungen einschließt. Weitere Synonyme sind Risiko-, Konditions- oder Kreditmanagement oder der englische Begriff Credit Management.

Debitorenmanagement Bedeutung – warum ist es wichtig?

Jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen gegen ein Zahlungsziel liefert, benötigt ein Debitorenmanagement. Denn sonst verlieren Sie leicht den Überblick über ausstehende Forderungen.

Mit einem effektiven Debitorenmanagement sparen Sie bares Geld. Denn wenn Ihre Kund:innen nicht in Zahlungsverzug kommen, ist auch Ihr Cashflow nicht in Gefahr und Sie können wiederum Ihre Rechnungen rechtzeitig bezahlen. So sparen Sie bei sich die Verzugszinsen und können Investitionen aus Ihrem regulären Geldfluss finanzieren, ohne dafür unnötige Zinsen zu bezahlen.

Debitorenmanagement: Aufgaben für das Unternehmen

Das Debitorenmanagement beginnt schon lange vor der ersten verspäteten Zahlung.

Vor dem Kauf

Im ersten Schritt sollte festgelegt werden, welche Zahlungsziele das Unternehmen verfolgt, d. h. ob die Kund:innen die Waren und Dienstleistungen erst nach Erhalt bezahlen können und wenn ja, wie lange danach. Hier muss ermittelt werden, wie hohe Kredite Sie bewilligen können, damit das Unternehmen seinen Cashflow aufrechterhalten kann. Eventuell werden für verschiedene Kundschaftssegmente (z. B. B2B und B2C) verschiedene Regeln aufgestellt.

Anschließend sollten Sie bestimmen, wie die Bonität der Kund:innen festgestellt werden soll. Soll Kund:innen unter bestimmten Umständen gar kein Kredit gewährt werden, gewisse Kund:innen also nur bei Vorabzahlung oder gar nicht bei Ihnen einkaufen können? Oder legen Sie bei einer eingeschränkten Bonität eine Obergrenze fest, für den die Kund:innen bei Ihnen einkaufen dürfen?

Jetzt müssen Sie noch die Bedingungen in einem Vertrag oder Ihren Geschäftsbedingungen festschreiben. Hier legen Sie z. B. fest, wie lange Ihre Kundschaft Zeit hat, ihre Rechnungen zu begleichen und wie hoch die Verzugszinsen sind.

Nach dem Kauf

Zunächst müssen Sie die Kund:innen bzw. Debitor:innen in einem System für die Debitorenbuchhaltung erfassen. Hier halten Sie außerdem die ausstehenden Zahlungen fest, einschließlich eventueller Rückzahlungen bei Retouren, und überprüfen, ob Rechnungen rechtzeitig bezahlt wurden.

Falls dies nicht geschieht, müssen Sie zum nächsten Punkt übergehen: Sie verschicken eine Erinnerung sowie Mahnungen und leiten, wenn das immer noch nichts hilft, ein Inkassoverfahren ein.

Debitorenmanagement: intern oder extern?

Sie können das Debitorenmanagement entweder intern von Ihrem Rechnungswesen erledigen lassen oder es outsourcen. Sollten Sie sich für die interne Bearbeitung entscheiden, können Sie sich nach einer Debitorenmanagement-Software umsehen. Eine solche Lösung unterstützt Sie bei dieser Aufgabe.

Das Debitorenmanagement lässt sich auch an externe Dienstleistungsfirmen outsourcen, die entweder die Forderungen insgesamt aufkaufen (das sogenannte Factoring) oder die Verwaltung der Forderungen für Sie übernehmen, bis hin zum Inkassoverfahren.

Sollten Sie sich für ein Outsourcing entscheiden, empfiehlt es sich, den Leistungsumfang der verschiedenen Anbieter genau miteinander zu vergleichen: Manche Dienstleister übernehmen nur gewisse Teile des Debitorenmanagements, andere bieten vollumfängliche Lösungen.

Verspätete Zahlungen verhindern

Am besten wäre es natürlich, wenn Sie verspätete Zahlungen von vorneherein verhindern könnten. Mit GoCardless können Sie Zahlungen direkt von den Konten Ihrer Kund:innen einziehen, statt dass diese die Zahlungen aktiv tätigen müssen. Diese Zahlungsweise beruht auf dem Lastschriftverfahren und die Ausfallrate liegt bei nur 2,5 %.

So sparen Sie Ihren Kund:innen eine Menge Ärger, sich selbst viel Arbeit und Sie stellen die Liquidität in Ihrem Unternehmen sicher.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.