So können Sie automatisch rechnungen erstellen

Die Bearbeitung von Rechnungen kostet jedes Unternehmen viel Zeit. Die Möglichkeit, automatisch Rechnungen zu erstellen, kann dabei viel Mühe ersparen.

Herausforderungen beim Rechnungsausgang

Der Rechnungsausgang besteht aus zahlreichen Arbeitsschritten. Zunächst müssen die Rechnungen erstellt und dann an die Kund:innen versandt werden. Schließlich muss der Zahlungseingang überprüft werden und eventuell entsteht die Notwendigkeit, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu versenden.

Zu einer noch größeren Herausforderung wird diese Aufgabe, wenn die Auftragslage nicht stabil ist. Bei einem raschen Unternehmensausbau oder einem plötzlichen Einbruch der Aufträge kann sich das Rechnungsvolumen in kürzester Zeit verändern. Würden alle Rechnungen manuell bearbeitet, würde das die Einstellung oder Kündigung von Mitarbeitern bedeuten. Da kann ein digitales Rechnungssystem Abhilfe schaffen: Es kann automatisch Rechnungen erstellen und hält auch mit schwankenden Umsätzen mühelos mit.

Rechnungen automatisieren – wie funktioniert das?

Die meisten Softwares für die automatische Rechnungsstellung gehen von Vorlagen aus, die Sie an Ihr Corporate Design anpassen können. Daten wie Kund:inneninformationen, zu zahlende Beträge etc. können oft über Onlineshop-Plug-ins oder andere Verknüpfungen mit Ihren Systemen abgerufen oder aber manuell eingegeben werden. Sie legen zudem fest, wie oft eine Rechnung versendet wird (einmalig, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich usw.) und was passiert, falls die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird, also wann eine Erinnerung bzw. Mahnung verschickt werden soll.

Jetzt arbeitet das System für Sie: Es versendet die Rechnungen automatisch, gleicht den Zahlungseingang ab und verschickt bei verspäteten Zahlungen Erinnerungen und Mahnungen. Sie und Ihre Mitarbeiter:innen sparen Zeit und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil eines elektronischen Rechnungsausgangs ist die geringere Fehleranfälligkeit gegenüber der manuellen Bearbeitung. Besonders lohnend ist die Digitalisierung der Rechnungen, die regelmäßig versendet werden, wie z. B. für Abos oder Miete. Die Rechnungen werden automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet, sodass Sie ohne Mühe zum richtigen Zeitpunkt Ihre Rechnungen rausschicken.

Rechnungen automatisch erstellen – Wahl der Software

Bei der Entscheidung für eine Softwarelösung sollten Sie vor allem darauf achten, dass das System flexibel ist, sodass es sich ohne Schwierigkeiten an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt – sei es Designanforderungen, verändertes Rechnungsvolumen oder unterschiedliche Arten von Rechnungen. Neben der Automatisierung sollte die Lösung auch manuelle Änderungen zulassen. Des Weiteren ist es wichtig, dass die Software über eine intuitive Bedienungsoberfläche verfügt – sie soll Ihnen ja das Leben erleichtern und nicht komplizierter machen.

Besonders hilfreich sind auch Verknüpfungen mit anderen Lösungen, z. B. Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem Onlineshop oder Ihrem Zahlungsanbieter.

Beispiele für Rechnungssoftwares

Das Online-Rechnungsprogramm Lexoffice bietet beispielsweise die Funktion „Serienrechnungen“ an. Hiermit werden wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellt, versendet und verbucht. Zudem lässt sich GoCardless mit Lexoffice verknüpfen. Mit dieser Integration werden die Zahlungen für Lexoffice-Rechnungen automatisch über GoCardless-Lastschriftzahlungen eingezogen. Da bei Fälligkeit der Betrag automatisch eingezogen wird, müssen Sie sich über Zahlungsverzug keine Gedanken mehr machen. Das Programm gewährt Ihnen zudem einen Überblick über den Status Ihrer Rechnungen, damit Sie immer wissen, wie es um Ihren Cashflow steht.

Auch Astral 365 verfügt mit „Recurring Invoices“ über eine Funktion für wiederkehrende Rechnungen. Hier erstellen Sie Vorlagen, die das Programm dann in Rechnungen umwandelt. Das Programm kann anschließend Ihre Rechnungen automatisch versenden. Mit der Integration zwischen Astral 365 und GoCardless werden die Beträge am Fälligkeitsdatum automatisch von den Konten Ihrer Kund:innen eingezogen und verspätete Zahlungen gehören damit der Vergangenheit an.

Mit GoCardless können Sie sowohl wiederkehrende als auch Einmalzahlungen automatisch einziehen. Damit läuft auch nach der Rechnungsstellung alles automatisch und reibungslos ab. Sie ersparen nicht nur Ihren Mitarbeiter:innen, sondern auch Ihrer Kundschaft viele manuelle Arbeitsschritte. Außerdem übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Zahlungseingang, die Sie bei der manuellen Rechnungszahlung Ihren Kund:innen überlassen.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.