Reclamar tus facturas impagadas

¿Qué se puede hacer para reclamar facturas impagadas? Según el último informe del Observatorio de Morosidad de CEPYME, en 2021 el 68,7% de las facturas de las pequeñas y medianas empresas sufren retrasos en el pago. Reclamar las facturas impagadas puede consumir mucho tiempo y energía a los autónomos y pequeños negocios, por no hablar de las conversaciones incómodas que eso conlleva.

Teniendo esto en cuenta, hemos recopilado algunos consejos sobre qué hacer cuando un cliente no paga una factura.

Solicitar el pago por adelantado

Muchos pequeños negocios exigen un depósito inicial antes de prestar servicio a un cliente nuevo. Puedes exigir un depósito del 50 % del importe para asegurarte de que recibes al menos la mitad del pago antes de empezar el proyecto. Esta es una buena estrategia para rechazar a los clientes que no te inspiran demasiada confianza; si te ponen pegas para pagar el anticipo, seguramente también pondrán excusas para pagar las facturas.

Algunos clientes pueden ser reacios a pagar antes de recibir el servicio: la confianza debe ser mutua. Para darles tranquilidad, invítalos a leer las opiniones de otros clientes o a ponerse en contacto con ellos para pedir referencias.

Fijar claramente las condiciones de pago

A nadie le gusta hablar de dinero, pero para evitar problemas en el futuro hay que establecer las expectativas del cliente y acordar las condiciones de pago desde el principio. Explica cuándo le harás la factura y cuáles son los plazos para el pago. La mayoría de las pequeñas empresas suelen optar por un plazo de 30 días, mientras que las grandes empresas pueden aceptar hasta 60 días.

Una vez que hayas establecido todo el proceso, prepara un documento e inclúyelo con tus presupuestos. Este documento, claramente redactado, puede ayudarte a evitar disputas y retrasos en los pagos. También es buena idea indicar las condiciones de pago al pie de las facturas, confirmando de cuántos días dispone el cliente para pagar la factura y qué intereses se generarán si no cumple el plazo.

Hacer un seguimiento de las facturas impagadas

Después de enviar tu factura, asegúrate de programar un recordatorio para la fecha de vencimiento. Llegado el día, comprueba si se ha pagado. Si el cliente no paga en la fecha indicada, deberás enviar un correo electrónico o una carta de recordatorio.

Si tu cliente no responde a los correos electrónicos sobre su factura, llámale y sigue haciéndolo cada día hasta que pague. Haz énfasis en que quieres saldar las cuentas para que ambos podáis centraros en otras cosas más importantes. Con suerte, pagará antes de que tengas que reclamar la deuda a la empresa.

Contactar al responsable de los pagos

Cuando ofreces productos o servicios a grandes empresas, lo normal es que un departamento pida tus servicios y que otro pague las facturas. La descoordinación entre departamentos puede derivar en retrasos en los pagos.

Averigua quién se encarga de los pagos y envía las facturas directamente a esa persona. En ocasiones, una factura puede pasar por varias bandejas de entrada antes de llegar a contabilidad. También conviene tener el contacto de la persona adecuada para reclamar una factura impagada. De lo contrario, podrías estar molestando a alguien que no se encarga de los pagos y provocar roces en tu relación con el cliente.

Ofrecer otras formas de pago

Aumenta las posibilidades de que los clientes paguen a tiempo ofreciéndoles varios métodos de pago. Cuanto más fácil se lo pongas, más probable será que paguen. Además de aceptar los métodos de pago tradicionales, como el efectivo, las tarjetas y las transferencias bancarias, también deberías considerar la opción de aceptar pagos con aplicaciones como PayPal, Apple Pay o Google Pay.

Elijas lo que elijas, enumera claramente las opciones de pago disponibles cuando emitas las facturas. También puedes incluir un botón en las facturas que envíes por correo electrónico para aceptar pagos online.

Automatizar el proceso de facturación

Una forma sencilla de conseguir que las facturas de tu empresa se paguen siempre a tiempo es digitalizar el sistema de facturación de tu negocio. En lugar de escribir mensajes de correo electrónico para hacer un seguimiento de las facturas vencidas, puedes enviar recordatorios de pago automáticos que se activen en la fecha de vencimiento de tus facturas.

Con GoCardless puedes programar pagos recurrentes para los clientes que más se repiten. Acepta adeudos directos cada mes para cubrir el coste de tus productos o servicios sin tener que perseguir las facturas impagadas. Reduce el tiempo que pierdes gestionando las facturas tanto por tu parte como por parte de tu cliente.

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