¿Cómo es realmente el cambio a GoCardless?

Aunque el cambio a un proveedor de gestión de domiciliación bancaria tiene muchas ventajas para usted y sus afiliados, reconocemos que hay un aspecto crucial que debe abordarse antes de realizar el cambio: ¿Qué ocurre realmente cuando se cambia de proveedor de domiciliación bancaria?

Para aclarar el proceso de cambio, entrevistamos al analista de incorporación de GoCardless, Costa Xynos. Costa explica cada paso del proceso de incorporación, incluido el importantísimo cambio en masa. Costa y el equipo de incorporación han ayudado a cientos de grandes organizaciones a empezar a cobrar pagos a través de GoCardless, muchas de las cuales también están pasando por un cambio en masa como parte de la transición.

¿Por qué es tan importante el proceso de incorporación para cualquier nueva empresa que utilice GoCardless?

Lo primero que hay que recordar es que todas las empresas a las que ayudamos a incorporarse están manejando simultáneamente muchas cosas diferentes en un momento dado, especialmente si están cambiando de proveedor de domiciliación bancaria como parte de un cambio más amplio de CRM. Esto significa que nuestro trabajo es hacer que el proceso de configuración de GoCardless sea lo menos complicado posible para evitar añadir estrés adicional en lo que ya es un momento estresante.

Nos aseguramos de que todos los nuevos clientes de GoCardless se sientan seguros sabiendo que el equipo de incorporación se encargará de los plazos de configuración, les informará de cuándo actuaremos directamente y de cuándo será necesario que la propia empresa haga algo. En resumen, gestionamos el calendario y establecemos unas expectativas muy claras para todos.

En concreto, ¿qué hace el equipo de incorporación para ayudar a las empresas que se pasan a GoCardless?

Su gestor de incorporación le guiará y formará sobre el funcionamiento de la plataforma y la mejor manera de utilizarla de acuerdo con su caso de uso. Es importante para nosotros asegurarnos de que nuestros clientes saquen el máximo provecho del producto de GoCardless y garantizarles que el cobro de los pagos de los nuevos clientes se realizará sin problemas durante el período provisorio, es decir, antes de que se produzca el cambio en masa.

Estamos a su disposición para responder a todas las preguntas, grandes o pequeñas. Encontraremos de forma proactiva las respuestas y soluciones prácticas que se adapten a las necesidades de cada uno de nuestros clientes. A veces ni siquiera se presentan problemas, pero sabemos que asegurar a la persona de contacto que todo va bien ayuda a sentir tranquilidad durante todo el proceso.

Nuestro equipo de incorporación trabaja con todas las empresas hasta que estas estén completamente configuradas en GoCardless y cobrando los pagos por sí mismas. 

El único caso en el que se incluye a otra persona en la comunicación es cuando la pregunta está relacionada con la integración de un CRM. Tenemos buenas relaciones con muchos de los CRMs populares, así que podemos ayudar a nuestra persona de contacto en una organización a obtener rápidamente respuestas a cualquier pregunta que tenga.

Entonces, ¿cuáles son los primeros pasos cuando una empresa necesita la incorporación?

El primer paso es presentarnos y comprobar toda la información que obtenemos de nuestro agente de ventas de GoCardless que ya tiene una relación con el nuevo cliente. Además, fijamos las expectativas sobre quién es responsable de cada parte del proceso de cambio.

Segundo paso: acordamos una fecha para el cambio en masa. Suele ser de 4 a 6 semanas a partir del momento que nos llega el visto bueno de la empresa que requiere la incorporación.

El cambio en masa es claramente la mayor parte del proceso. ¿Por qué es tan importante?

El cambio en masa es clave para que una empresa pueda aceptar pagos a través de su nuevo proveedor. Este proceso migra eficazmente las órdenes de pago al nuevo proveedor de una manera fluida, ya que el antiguo proveedor (o el banco, si el débito directo se gestionaba previamente de forma interna) cancela las órdenes de pago y GoCardless crea simultáneamente las nuevas en su lugar.

Aunque los afiliados deben ser notificados del cambio, estos no tienen necesariamente que optar por la notificación. Por lo general, el proceso causa una interrupción mínima a sus afiliados, y podemos asesorar a su organización sobre la forma de enviar las notificaciones más eficaces en el mejor momento posible.

¿Qué hace GoCardless para asegurarse de que el cambio en masa se realiza sin problemas?

Lo primero que se tiene que decir es que cada cambio en masa es único. Tenemos mucha experiencia y procesos en marcha, pero también dedicamos mucho tiempo a investigar los plazos de pago, los sistemas actuales y otras consideraciones para asegurarnos de que podemos gestionar eficazmente cada cambio en masa.

También ayudamos a cada nueva organización a averiguar si posee un SUN AUDDIS o no. La respuesta afecta en gran medida a cómo se producirá el cambio en masa, por lo que es importante averiguarlo lo antes posible.

Después de esto, logramos que la persona de contacto en la organización se ponga al día lo más rápidamente posible con el software de GoCardless. Esto le permite poner a los nuevos afiliados en GoCardless antes de que se produzca el cambio en masa y darles así al menos una visión general de alto nivel de lo que hay realmente en GoCardless.

Recientemente hemos llevado a cabo un cambio en masa para una organización que incluía más de 40 000 órdenes de pago, así que tenemos experiencia en la gestión de cambios en masa a gran escala.

¿Cómo se logra que las empresas se pongan al día con el software de GoCardless?

Tenemos algo llamado el entorno sandbox, este es un entorno de cuentas de prueba donde usted puede probar la plataforma GoCardless, pero el mismo no está realmente conectado a su cuenta.

Esto significa que usted puede cometer errores y no pasará nada malo. Es una buena manera de aprender el sistema sin miedo a estropear algo. Incluso hay simuladores de escenarios para que usted pueda ver exactamente lo que sucederá en situaciones específicas.

También podemos guiar a las organizaciones en la creación de páginas de pago personalizadas y notificaciones de débito directo personalizadas como parte de nuestros paquetes Pro y personalizado.

¿Qué ocurre el día del cambio en masa?

Todo el proceso anterior hace que, por lo general, los días del cambio en masa sean bastante relajados. La organización tiene que cargar los datos de los afiliados en GoCardless; ya les habremos asesorado sobre las cargas de prueba para asegurarnos de que los datos tienen el formato correcto. Podemos estar al teléfono mientras lo hacen, si eso les ayuda.

El mismo día, el anterior proveedor cancelará las antiguas órdenes de pago, o si se hace directamente con el banco, aconsejamos que sean ellos mismos quienes cancelen activamente las afiliaciones.

Una vez confirmado todo esto, la carga es procesada y aprobada por uno de los equipos de GoCardless y se realiza el cambio.

¿Cuánto tiempo después de procesar el cambio puede volver a aceptar pagos la organización?

Inmediatamente.

¿Qué ocurre después de que la nueva empresa haya pasado por el proceso del cambio en masa?

No hay límite de tiempo para lo que sucede después. Queremos que nuestra persona de contacto en la organización se ponga al día lo antes posible, ya que así podrán utilizar plenamente el producto de GoCardless.

Sin embargo, si la incorporación completa tarda un poco más de tiempo, eso tampoco causará ningún problema.

En el caso de las grandes empresas comerciales, una vez que se han puesto al día, les presentamos a su equipo de éxito de clientes. El equipo de éxito les proporcionará apoyo continuo en caso de tener alguna pregunta o algún problema en el futuro.