4 maneras en que los cobros de pagos manuales perjudican a tu empresa

Al pensar en los pagos manuales quizás te viene a la mente enviar un cheque por correo o realizar un pago por teléfono. Sin embargo, muchas empresas no se dan cuenta que, aunque los pagos se cobren en línea, muchos de los procesos pueden seguir siendo intrínsecamente manuales en segundo plano, causando así muchos problemas por sí solos. 

Si esos procesos manuales no se abordan rápidamente, pueden costar tiempo y dinero a tu empresa y crear una experiencia negativa para tus clientes. En este artículo veremos algunas métricas de pago clave que, a menudo, se pasan por alto a la hora de crear una imagen completa y concisa del proceso de cobro. 

¿Qué son los procesos de "pagos manuales"?

El significado de pago manual se aplica a cualquier cobro de pago que requiera la intervención manual del vendedor o proveedor. Por ejemplo, enviar correos electrónicos a los clientes para que envíen sus pagos, aceptar cheques o conciliar facturas son todos pagos manuales.

En cambio, los pagos automatizados no requieren ninguna intervención del vendedor o proveedor ya que, en su lugar, el sistema automatizado gestiona las transacciones por ti, y tu intervención es mínima. 

Los gastos de gestión 

A la hora de evaluar los costes, la mayoría de las empresas se fijan en los costes directos asociados al cobro de sus pagos, como las tarifas por transacción o las comisiones por cambio de divisas. Aunque estos costes son parte integrante de los cobros de pagos, al solo tener en cuenta los costes directos, podrías estar sometiendo a tu empresa a varios gastos innecesarios. 

Entre estos costes indirectos se encuentran el tiempo y la inversión económica que puede suponer gestionar internamente los pagos a través de procesos manuales. Un estudio de Forrester muestra que la mayoría de las empresas tiene más de 20 empleados a tiempo completo para gestionar los cobros de pagos recurrentes. Mientras tanto, el Estudio comparativo de la eficacia financiera de PwC arrojó un resultado mostrando que el 26 % del tiempo que dedican los equipos financieros a facturar a los clientes podría automatizarse.

De hecho, ese personal dedicado al procesamiento de cobro de pagos representa gran parte de tus costes fijos de funcionamiento. Y por ello, automatizar y externalizar los pagos es una oportunidad única para reducir significativamente ese tipo de gastos innecesarios. 

El flujo de efectivo 

Puede que se trate de una métrica a la que ya le estás prestando mucha atención, pero que quizás no estás abordándola de la manera más adecuada. El flujo de efectivo es crucial para las empresas ya que les permite reinvertir los ingresos directamente en sus actividades comerciales, y sin embargo Forrester descubrió que el 80 % de las empresas esperan hasta 20 días después de la fecha de vencimiento para recibir los pagos. 

Con los procesos de cobro de pago manuales, tu empresa podría perder tiempo al tener que andar detrás de los clientes a causa de los pagos fallidos y conciliar manualmente las facturas a final del mes, y todo esto repercute en el tiempo que tardas en recibir realmente el dinero que te deben. 

Al automatizar tus pagos, eliminas todo ese largo y tedioso trabajo para tu equipo financiero y, al mismo tiempo, recibirás con mayor rapidez el dinero de tus cobros de pagos en tu cuenta bancaria. Las empresas que trabajan con GoCardless, por ejemplo, consiguen reducir sus plazos totales de pago en un 47 % según una investigación de IDC. 

La experiencia del cliente 

La experiencia del cliente es primordial y tu proceso de pagos desempeña un papel muy importante. 

Es fácil pensar que la calidad de los bienes y servicios que ofreces a tus clientes es el principal factor que influye cuando ellos compran o contratan tus productos o servicios, pero no es así. Recientemente nos asociamos con YouGov para comprender la influencia que tienen los pagos en el proceso de compra y descubrimos que el 67 % de los pagadores interrumpen su compra si su método de pago preferido no está disponible. 

Está claro que para los clientes los tipos y métodos de pago son un factor de complicación a la hora de finalizar la compra, pero ¿qué buscan en realidad los clientes al momento de pagar tus productos y servicios? Utilizando los resultados de la encuesta, descubrimos que las tres razones principales por las que un cliente escoge un método de pago tanto para las compras por factura como para las de comercio electrónico son:

• La seguridad.

• La facilidad de uso.

• El dinero que sale de sus cuentas inmediatamente.

Es evidente que eliminar la complejidad y la incertidumbre de la experiencia de pago es importante para los clientes. Y al no contar con los procesos adecuados, tu empresa podría estar perdiendo a clientes tanto existentes como potenciales que, de otro modo, serían clientes satisfechos y que pagan a tiempo y sin fallos. 

Los pagos fallidos 

Cuando un pago falla puede tener un enorme efecto negativo tanto para tu empresa como para la experiencia del cliente. Forrester descubrió que entre el 11 y el 15 % del valor de un pago puede gastarse en intentar recuperarlo y hasta un 15 % de los pagos fallidos puede provocar la pérdida de clientes. Como vemos, con los ingresos y los clientes en juego, los pagos fallidos representan un problema que hay que abordar correcta y rápidamente. 

Y cuando se trata de métodos de pago, no todos son iguales. Las tarjetas, por ejemplo, fallan hasta un 8 % de las veces porque se pierden, las roban o caducan. En cambio, los pagos bancarios, como la domiciliación bancaria, al ser más directos y extraerse de una cuenta bancaria para pasar a otra, solo fallan el 2,7 % de las veces. 

Además, se trata también de cómo gestionas esos pagos fallidos. Andar detrás de los clientes para recuperar manualmente esos pagos repercute negativamente en la experiencia que ellos tienen con tu empresa y solo te permite recuperar el 38 % de esos pagos fallidos. No obstante, hay maneras mejores de hacerlo. 

Success+ de GoCardless utiliza el machine learning para identificar de forma inteligente cuándo es más probable que cada cliente tenga fondos en su cuenta, y es entonces cuando reintenta cobrarlos automáticamente en esos días. Esto significa que todo el proceso está automatizado, que no necesitas andar detrás de los clientes para cobrarles, y que hasta el 70 % de los pagos se reintentan y cobran con éxito. Esto reduce significativamente la posibilidad de que los pagos queden sin cobrar. 

El problema de los pagos manuales al descubierto

Los procesos de cobro de pagos manuales a menudo pueden ocultarse tras una fachada digital. A la hora de comprender el impacto de los pagos en tu empresa tienes que evaluar el panorama completo: desde el fracaso del pago y la experiencia del cliente, hasta la pérdida de clientes y la tediosa y larga gestión de cobro de pagos. 

Al externalizar y automatizar tu proceso de pagos, muchos de estos problemas desaparecerán, lo que significa que podrás concentrarte en lo que realmente es importante para el crecimiento de tu empresa