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Los pagos en negocios B2B se han quedado atrás en comparación con los de B2C. Estos últimos se ha alejado de los métodos físicos, y han apostado por la innovación, como las tarjetas contactless, las transacciones electrónicas, el aumento de pagos móviles y pagos P2P.
Sin embargo, los pagos del entorno B2B están estancados en el pasado. Los complejos procedimientos son los que marcan tendencia en el mercado con problemas como un alto porcentaje de pagos fallidos, pérdida de tiempo relacionado con las tareas administrativas, alto riesgo para el cash flow, conversaciones incómodas con los clientes para reclamarles el pago, y potenciales problemas en la seguridad de los datos.
Aunque se han digitalizado algunas partes del proceso B2B, siguen existiendo grandes gaps. Casi el 30% de todos los pagos se siguen realizando a través de alguna forma de transferencia bancaria (estadísticas Banco de España 2018).
Y no olvidemos que casi la mitad de todas las transacciones comerciales mundiales -58.000 millones de dólares en 2016 (Oxford Economics, Euromonitor International, Kaiser Associates, McKinsey Payment Data, Mastercard) - todavía se realizan utilizando papel.
El retraso en la adopción digital se atribuye a menudo a la compleja naturaleza de los pagos en negocios B2B: la mayoría de las transacciones involucran a diferentes partes, generalmente se atribuyen a órdenes de compra y presupuestos, y se gestionan manualmente.
La utilización de la transferencia bancaria por parte de las empresas significa que el dinero es accesible de forma inmediata. Aunque la transferencia es mejor solución que el efectivo y los cheques desde una perspectiva de gestión manual, sigue siendo un pago push que no está automatizado y requiere que el pagador recuerde que tiene que pagarte (en lugar de que tú, como beneficiario, tengas el control del cobro, como es el caso de los pagos pull).
El principal problema con los pagos en negocios B2B es que no existe un sistema definitivo y ubicuo al que se puedan adherir todas las empresas. Cada negocio tiene diferentes parámetros y reglas de pago, unos ofrecen crédito, otros necesitan el pago completo por adelantado, etc.
Tener este estado permanente de caos, crea inestabilidad financiera y las empresas tratan de mover dinero de un sitio a otro, haciendo malabares sobre quién paga y cuándo.
Hemos hablado con varias empresas para conocer sus puntos de vista sobre los pagos en negocio B2B.
Un sistema adaptado al entorno B2B
Xavier Castellana, CFO de TravelPerk, una agencia de viajes B2B centrada en el mundo de los viajes de negocio, tenía un objetivo claro, necesitaban un método de pago que resultase sencillo para sus clientes, pero también para ellos, y que su gestión no supusiera un problema. Se decantaron por la domiciliación bancaria.
“Necesitábamos una herramienta con una implantación sencilla, que ofreciera un valor añadido en un entorno mucho más enfocado a los negocios y que el escalado de clientes no implicara una mayor cantidad de trabajo manual”, afirma Castellana.
La prioridad de TravelPerk era facilitar el pago a los clientes con herramientas de pago del entorno B2B que no tuviera límites como en el caso de las tarjetas y que permitiera hacer pagos de forma eficiente sin costes añadidos y con la garantía de que se iba a realizar y en caso de identificar algún problema, poder solucionarlo rápidamente.
Como proveedor, confiaron en GoCardless, que les permitía tener una solución global al poder cobrar a sus clientes en varios esquemas de domiciliación bancaria como SEPA y BACS sin tener que lidiar con su complejidad.
Pero el cash flow también es importante para su negocio. El CFO asegura que “es importante saber cuánto vamos a pagar, sin costes ocultos por fallos o devoluciones. Y en el caso de que se produzcan en medio de nuestro ciclo mensual de facturación, que GoCardless se haga cargo de ello y nos lo deduzca de los ingresos futuros, nos permite tener menos fondos retenidos y usar nuestro capital de forma más eficiente.”
La automatización de los pagos, ahorro de tiempo y dinero
ImpactHub Madrid es un espacio de coworking, pero también un hervidero de ideas, en el que se hace networking dentro de la red global Impact Hub, presente en más de 80 ciudades de todo el mundo con más de 11.000 miembros.
En ImpactHub Madrid utilizan el software Nexudus Spaces, pero la gestión de pagos se ha hecho tradicionalmente de forma manual, se creaba un fichero en el banco e introducían el importe de las facturas una a una. Una vez que recibían las remesas, marcaban todas las facturas como pagadas a golpe de clic, después de revisarlas para comprobar que no se había producido ningún error.
Una secuencia que se repetía con cada uno de sus 400 miembros, y en el que se invertía día y medio de trabajo. El principal problema de este sistema era cometer algún error que costase tiempo y dinero como tener facturas sin cobrar o cobrar a clientes que ya no estaban.
Desde que Nexudus integró GoCardless en su software, ImpactHub Madrid puede evitar duplicidades con los cobros y han logrado ahorrar tiempo al automatizarse el cobro, el seguimiento y la conciliación.
A la hora de enfrentarse a las facturas impagadas, ImpactHub Madrid debía iniciar el proceso de cobro de nuevo, sin embargo, ahora pueden reintentarlo en cualquier momento. Además, si alguna factura se había cobrado mal, debían esperar a la fecha en la que se realizaban los pagos para realizar la devolución, ahora pueden hacerlas directamente y en cualquier momento.