Wie läuft eigentlich der Wechsel zu GoCardless ab?

Den Lastschriftanbieter zu wechseln kann viele Vorteile für Unternehmen und Kunden mit sich bringen. Aber wie läuft ein Wechsel zu einem neuen Zahlungsdienstleister eigentlich genau ab? 

Um den Wechselprozess zu erklären, haben wir Costa Xynos, GoCardless Onboarding Manager, interviewt. Xynos erklärt jeden Schritt des Onboarding-Prozesses, einschließlich der so wichtigen Massenumstellung. Er und das Onboarding-Team haben bereits Hunderten Unternehmen geholfen, Zahlungen über GoCardless abzuwickeln. Die meisten von ihnen mussten, im Rahmen der Umstellung, auch eine Massenumstellung durchlaufen.

Warum ist der Onboarding-Prozess für jedes Unternehmen, das GoCardless neu nutzt, so wichtig?

Jedes Unternehmen ist im Onboarding-Prozesses mit vielen verschiedenen Dingen gleichzeitig konfrontiert. Das gilt besonders, wenn der Wechsel des Lastschriftanbieters Teil einer größeren CRM-Umstellung ist. Es ist unsere Aufgabe, den GoCardless-Einrichtungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, um zusätzlichen Stress in einer ohnehin schon stressigen Zeit zu vermeiden.

Wir kümmern uns darum, dass sich jeder neue GoCardless-Kunde sicher fühlt. Unsere Kunden wissen, dass sich unser Onboarding-Team um den Zeitplan für die Einrichtung kümmert und kommuniziert, wann wir etwas tun werden und wann etwas vom Unternehmen selbst getan werden muss. Kurz gesagt, wir verwalten den Zeitplan und definieren sehr klare Erwartungen für jeden.

Was tut das Onboarding-Team konkret, um Unternehmen bei der Umstellung auf GoCardless zu unterstützen?

Der jeweilige Onboarding-Manager wird den Mitarbeitern zeigen, wie die GoCardless-Plattform funktioniert und wie sie sie am besten für ihre Bedürfnisse nutzen. Uns ist es wichtig sicherzustellen, dass unsere Kunden GoCardless optimal nutzen. Wir sorgen außerdem dafür, dass der Zahlungseinzug von Neukunden bis zur endgültigen Massenumstellung reibungslos abläuft.

Natürlich sind wir während des gesamten Prozesses für alle Fragen da – ob groß oder klein. Wir finden proaktiv die Antworten und praktischen Lösungen, die zu den Bedürfnissen unserer Kunden passen. Unser Onboarding-Team bleibt an deren Seite, bis GoCardless komplett eingerichtet ist und das jeweilige Unternehmen selbständig Zahlungen entgegennehmen kann.

Das einzige Szenario, in dem wir andere hinzuziehen, ist, wenn sich Fragen auf eine CRM-Integration beziehen. Wir haben gute Beziehungen zu vielen der gängigen CRMs, sodass wir schnell helfen können, die richtigen Antworten auf Ihre Fragen zu finden. 

Was sind also die ersten Schritte für ein Unternehmen im Onboarding?

Im ersten Schritt stellen wir uns vor und überprüfen alle Informationen, die wir bereits erhalten haben. Außerdem legen wir fest, wer für jeden Teil des Wechselprozesses verantwortlich ist.

Im zweiten Schritt vereinbaren wir einen Termin für die Massenumstellung. Dieses Datum liegt in der Regel 4-6 Wochen in der Zukunft (ab dem Tag, an dem sich das Unternehmen für GoCardless entscheidet). 

Die Massenumstellung ist eindeutig der größte Teil des Prozesses. Warum ist sie so wichtig?

Die Massenumstellung ist entscheidend, damit ein Unternehmen Zahlungen über seinen neuen Anbieter abwickeln kann. Bei diesem Prozess werden die Mandate nahtlos zum neuen Anbieter migriert, wobei der alte Anbieter (oder die Bank, wenn das Lastschriftverfahren zuvor intern abgewickelt wurde) die Mandate storniert und GoCardless gleichzeitig neue Mandate an deren Stelle erstellt.

Kunden müssen zwar über die Änderung benachrichtigt werden, müssen sich aber nicht aktiv dafür anmelden. In der Regel verursacht der Prozess nur minimale Unterbrechungen für Kunden. Wir können Unternehmen außerdem zu den wirkungsvollsten Benachrichtigungen zum bestmöglichen Zeitpunkten beraten.

Was tut GoCardless, damit die Massenumstellung reibungslos abläuft?

Zunächst muss man festhalten, dass jede Massenumstellung einzigartig ist. Wir verfügen über eine Menge Erfahrung und Prozesse, verbringen aber auch viel Zeit damit, uns mit den Zahlungsfristen, aktuellen Systemen und anderen Überlegungen auseinanderzusetzen. So stellen wir sicher, dass wir jede Massenumstellung effektiv abwickeln.

Wir helfen außerdem jedem neuen Unternehmen dabei, herauszufinden, ob es sich um einen AUDDIS- (Automated Direct Debit Instruction Service) oder Nicht-AUDDIS-SUN (Service User Number) handelt. Die Antwort hat großen Einfluss darauf, wie die Massenumstellung abläuft. Daher ist es wichtig, dies so schnell wie möglich herauszufinden.

Unsere Ansprechpartner im Unternehmen machen wir so schnell wie möglich mit GoCardless vertraut. Dies ermöglicht es ihnen, neue Kunden direkt über GoCardless abzuwickeln – noch bevor die Massenumstellung stattfindet. 

Wir haben Erfahrung mit der Verwaltung von Massenumstellung in sehr großem Umfang. Vor kurzem haben wir erst eine Massenumstellung abgeschlossen, die über 40.000 Mandate umfasste. 

Wie machen Sie Unternehmen fit für die GoCardless-Software?

Wir haben eine sogenannte Sandbox-Umgebung, in der sie die GoCardless-Plattform testen können, die aber nicht mit Ihrem Konto verbunden ist.

Das heißt, sie können Fehler machen und es wird nichts Schlimmes passieren. Es ist eine gute Möglichkeit, das System zu erlernen, ohne Angst haben zu müssen, dass sie etwas falsch machen. Es gibt sogar Szenario-Simulatoren, damit sie genau sehen können, was in bestimmten Situationen passieren wird.

Im Rahmen unserer Pro- und Custom-Pakete können wir Unternehmen auch bei der Einrichtung von benutzerdefinierten Zahlungsseiten und benutzerdefinierten Lastschrift-Benachrichtigungen unterstützen.

Was passiert am Tag der Massenumstellung?

Durch den vorangegangenen Prozess sind die Tage der Massenumstellung in der Regel recht entspannt. Das Unternehmen muss lediglich die Kundendaten an GoCardless übermitteln. Im Vorfeld wurden in der Regel bereits Test-Uploads gemacht, um sicherzustellen, dass die Daten richtig formatiert sind. Wir stehen unseren Kunden während des gesamten Prozesses auch telefonisch zur Seite, wenn sie dies wünschen. 

Am gleichen Tag kündigt der bisherige Anbieter die alten Mandate. Wenn das Unternehmen bisher direkt mit der Bank gearbeitet hat, raten wir, dass es selbst aktiv die Mitgliedschaften kündigt.

Sobald all das bestätigt und der Upload von einem Mitglied des GoCardless-Teams bearbeitet und genehmigt wurde, wird die Umstellung vorgenommen.

Wie schnell nach dem Wechsel kann das Unternehmen wieder Zahlungen entgegennehmen?

Sofort.

Was passiert nach der Massenumstellung?

Wir möchten, dass unsere Ansprechpartner in den Unternehmen so schnell wie möglich GoCardless selbstständig nutzen können. Es gibt jedoch keine zeitlichen Begrenzungen für unsere Hilfe. 

Wenn die Einarbeitung also etwas länger dauert, ist das also kein Problem.

Großen kommerziellen Unternehmen stellen wir nach der Einarbeitung zusätzlich unser Customer Success Team zur Seite. Das Team bietet ihnen kontinuierlichen Support, wenn sie in Zukunft Fragen oder Probleme haben.