Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Egal, ob Sie Produkte oder Dienstleistungen anbieten, einen Onlineshop haben oder im Real Life unterwegs sind: Die Rechnungsstellung gehört für die meisten Kleinunternehmen zum Tagesgeschäft. Zwar kann man sie manuell verwalten, doch mit einer Software geht das wesentlich einfacher. Welches Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer am besten und welche Funktionen sollte es haben? Das und mehr erfahren Sie in diesem Artikel.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Die Voraussetzungen, um steuerlich als Kleinunternehmer zu gelten, sind gesetzlich festgelegt. Wer eine Nebentätigkeit als Kleingewerbe anmelden oder Vollzeit in die Selbstständigkeit starten will, darf im vergangenen Kalenderjahr maximal 22.000 Euro, im laufenden Kalenderjahr maximal 50.000 Euro an Umsatz verdienen. Wenn Sie gerade neu gründen, müssen Sie den Umsatz für das erste Kalenderjahr schätzen.

Buchhaltung im Kleinunternehmen

Wenn Sie erst mit Ihrem Business starten, fragen Sie sich vielleicht: Lohnt sich eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer überhaupt? Schließlich sind der Papierkram und Büroaufwand besonders am Anfang minimal. Im besten Fall wächst das Tagesgeschäft jedoch mit der Zeit und es gehen mehr Rechnungen ein bzw. raus. Wenn Sie von Anfang an mit einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer arbeiten, sparen Sie sich die spätere, mühsame Umstellung, wenn Sie Ihre Zeit und Energie in andere Bereiche stecken könnten.

Welche Funktionen sollte die Rechnungssoftware haben?

Das Angebot an Programmen zur Rechnungsstellung, -verfolgung und -verwaltung ist groß. Worauf sollten Sie also achten, wenn Sie nach einer geeigneten Software suchen?

• Rechnungsvorlagen: Mit diesen stellen Sie nicht nur sicher, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind, sondern gestalten all Ihre Rechnungen einheitlich.

• Einnahmen- und Ausgabenübersicht: So sehen Sie auf einen Blick, wo Ihre Einnahmen herkommen und Ihre Ausgaben hingehen. Dazu zählt auch das Hochladen von Belegen und Quittungen.

• Schnittstelle zum Steuerberater: Haben Sie sich für eine externe Buchhaltung entschieden, sollte das Rechnungsprogramm eine Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater haben. So kann dieser schnell und einfach von seiner Seite auf Ihre Daten zugreifen.

Neben diesen drei Funktionen gibt es noch einige optionale Features, die sehr hilfreich sein und bei der Auswahl ins Gewicht fallen können:

• CRM-Funktion: Einen Pluspunkt gibt es, wenn das Programm ein Feature zur Kundenverwaltung (Customer Relationship Management, kurz CRM) beinhaltet. So können Sie zum Beispiel für jeden Kunden ein eigenes Profil anlegen.

• Mobile App: So können Sie auch von unterwegs Rechnungen verwalten oder Belege einscannen.

• Wiederkehrende Rechnungen: Wenn Sie Abonnements oder Mitgliedschaften anbieten, kann die Einrichtung von wiederkehrenden Zahlungen viel Zeit und Aufwand sparen.

• Mehrere Nutzer: Wenn mehrere Teammitglieder Zugriff auf das Programm haben sollen, ist es wichtig zu wissen, wie viele Nutzer im Paket integriert sind.

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Kostenlos oder bezahlt?

Natürlich möchten Kleinunternehmer so wenig Ausgaben wie möglich haben. Das gilt auch für die Rechnungssoftware. Die meisten Programme bieten jedoch lediglich eine kostenlose Basisversion oder einen kostenlosen Probezeitraum an. Danach bzw. für zusätzliche Funktionen wird eine monatliche oder jährliche Gebühr fällig.

Die Preise liegen dabei ganz unterschiedlich. Zudem gibt es die Möglichkeit, ein separates CRM-System zu nutzen und dieses mit einem Rechnungsprogramm zu verbinden. GoCardless ist beispielsweise Partner von Coherent, Salesforce und Microsoft. Auch beliebte Programme wie die Abonnementverwaltung Zuora, die Buchhaltungssoftware lexoffice oder die e-Commerce-Plattform WooCommerce funktionieren einwandfrei mit GoCardless.

Dabei gibt es keine versteckten Gebühren: Die Preismodelle sind klar ausgeschrieben, die Transaktionen mit Gebühren von 1 % + 0,20 € pro Transaktion (maximal 1 €) sehr günstig.

Kurzum: Ein Rechnungssoftware für Kleinunternehmer lohnt sich in jedem Fall. Es erleichtert die Rechnungsstellung und -verwaltung, spart Ihnen Zeit und Aufwand, und lässt Sie nicht nur effizient arbeiten, sondern auch professionell erscheinen. Das fördert die Kundenbindung – und damit auch den Cashflow.

Wir können helfen

GoCardless hilft Ihnen, Zahlungseinzüge zu automatisieren, sodass Ihr Team weniger Verwaltungsaufwand mit der Einforderung von Rechnungen hat. Lesen Sie hier, wie GoCardless Ihnen bei Ad-hoc-Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen helfen kann.