Mandatos telefónicos
Última ediciónene 20203 min de lectura
Esta guía práctica te ayudará a establecer mandatos de Adeudo Directo SEPA por teléfono.
La organización responsable de la supervisión del Adeudo Directo SEPA, el Consejo Europeo de Pagos (CEP), establece en una carta de aclaración que un mandato es la expresión del consentimiento entre un pagador y una compañía sin detallar las especificaciones de cómo se debe cumplir. Permite a los comerciantes establecer un mandato de Adeudo Directo SEPA por teléfono, siempre y cuando se registre el consentimiento dado conforme a la legislación nacional pertinente.
Esta guía procede de la Organización irlandesa de servicios de pago (IPSO, por sus siglas en inglés) e incumbe al Adeudo Directo SEPA en Irlanda. GoCardless puede orientarte sobre su aplicación en otros países, y también te ofrece el guión de la conversación en otros idiomas.
Para realizar mandatos electrónicos conforme a la normativa, tendrás que:
Grabar y guardar la conversación telefónica
Ceñirte a un guión del mandato telefónico
Enviar una carta de confirmación por correo electrónico u ordinario
1. Grabar y guardar la conversación telefónica
¿Por qué? Registra el mandato telefónico
¿Cómo? Acuerda con el pagador que la llamada se puede grabar
Tendrás que almacenar los archivos de audio a buen recaudo durante al menos 36 meses a partir del último cobro de Adeudo Directo, o hasta 13 meses desde que el pagador canceló el mandato.
2. Ceñirte a un guión del mandato telefónico
¿Por qué? Establece un mandato telefónico
¿Cómo? Sigue un guión establecido
La Organización irlandesa de servicios de pago proporciona el siguiente guión:
Una vez que el pagador ha aceptado el cobro por Adeudo Directo SEPA, se debería seguir el siguiente guión:
Representante: Gracias por aceptar el cobro de Adeudo Directo SEPA. Ahora podemos establecer el mandato por teléfono. ¿Será más cómodo?
El pagador acepta.
Representante: Vale, de acuerdo. Tengo que grabar los datos de su cuenta bancaria. Podría indicarme su nombre y su código IBAN. Los encontrará en su Extracto bancario.
El pagador te da la información.
Representante: Verifique que está autorizado a permitir cobros de Adeudo Directo en su cuenta.
El pagador no confirma: Cambia de opción, solicita un método de pago distinto.
El pagador confirma.
Representante: ¿Puede confirmar que la cuenta acepta Adeudo Directo?
El pagador no confirma: Cambia de opción, solicita un método de pago distinto.
El pagador confirma.
El pagador no está seguro: Pregunta si ha utilizado esta cuenta antes para realizar cobros de Adeudo Directo.
Representante: Ya hemos registrado sus datos bancarios, ¿prefiere que efectuemos el cargo un día particular del mes, por ejemplo, después de que haya cobrado?
El pagador acepta el cobro el día que más le conviene o no tiene ninguna preferencia.
Representante: Le avisaremos con antelación de la fecha y el importe del cobro. Le enviaremos esta notificación con el/los importe(s) y la(s) fecha(s) de una serie de cobros o a través de una factura mensual/bimensual, 3 días antes de la fecha de cobro, por correo ordinario, electrónico o mensaje de texto. ¿Podría confirmar/indicar su dirección, correo electrónico o número de teléfono?
El pagador te da la información de contacto correspondiente
Representante: Exacto, ya hemos establecido su mandato de Adeudo Directo SEPA. Recibirá una confirmación de este acuerdo (a través de correo ordinario o electrónico) a los 3 días hábiles de esta llamada. En el futuro, si se produce un cambio en la fecha, el importe o la frecuencia del Adeudo Directo, se lo notificaremos antes de que se efectúe el cargo en su cuenta (confirme si desea que le informemos a través de correo ordinario, electrónico o mensaje de texto).
Representante: Puede cancelar un Adeudo Directo en cualquier momento escribiendo dentro del plazo a (nombre de la empresa) e informando a su entidad (por el medio que esta acepte).
Representante: Ya solo tengo que confirmar los datos de su cuenta bancaria. Su número de cuenta es ABC, su código IBAN es xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. ¿Es correcto?
El pagador acepta.
Representante: Con esto finalizamos el establecimiento del mandato de Adeudo Directo. Si tiene cualquier otra pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
3. Enviar una carta de confirmación por correo electrónico u ordinario
¿Por qué? Garantiza que el cliente entiende que se ha establecido un Adeudo Directo SEPA
¿Cómo? Envíalo brevemente después de una conversación telefónica
Su carta de confirmación debe:
Incluir la referencia de mandato
Incluir un enlace al mandato de Adeudo Directo SEPA o llevarlo adjunto
Incluir tus datos de contacto
A continuación, mostramos un correo electrónico de confirmación y un mandato en PDF; tal y como utiliza GoCardless:
El Adeudo Directo SEPA y GoCardless
GoCardless Pro permite realizar el Adeudo Directo SEPA telefónico y recabar información del mandato directamente en tus sistemas. Tu Ejecutivo de cuentas te ayudará durante la implementación de las directrices de cumplimiento para los mandatos telefónicos.
GoCardless puede enviar correos electrónicos conforme a la normativa después de haberse establecido un mandato telefónico. Utilizamos los principales idiomas europeos y enviamos correos electrónicos automáticamente en el idioma del pagador.
Para obtener más información acerca de los cobros de Adeudo Directo SEPA, o si estás interesado en GoCardless, echa un vistazo a nuestra página de GoCardless España.