Wie man sich auf SEPA vorbereitet


Sobald Ihnen eine Gläubiger-Identifikationsnummer zugeteilt worden ist, müssen Sie zwei wichtige Änderungen vornehmen, um den Wechsel zum SEPA-Lastschriftverfahren vollziehen zu können.

Diese beiden Änderungen sind:

  1. Die Umstellung auf das IBAN und BIC-Format.
  2. Die Umstellung auf das XML-Format zur Übermittlung von Daten.

Dieser Leitfaden erläutert diese beiden wichtigen Schritte, die erledigt werden müssen, um SEPA-Konformität zu erreichen.

Die Verwendung von IBAN und BIC

Wenn Zahlungen geleistet werden, ist eine Kontokennung erforderlich, um sicherzustellen, dass der richtige Empfänger die Zahlung erhält. Beim SEPA-Lastschriftverfahren muss diese Kontokennung die International Bank Account Number (IBAN) sein. Bislang wurden bei Lastschrifteinzügen in der Regel die nationale Bankleitzahl und Kontonummer verwendet. Mit der IBAN ist es möglich, diese bestehenden Kontodaten in einem international anerkannten und standardisierten Format anzugeben. Der Wechsel zum IBAN und BIC-Format spielt daher eine entscheidende Rolle, um SEPA-Konformität zu erreichen.

Befolgen Sie diese drei einfachen Schritte, um zum Einsatz von IBAN und BIC überzugehen:

  1. Prüfen Sie aktuelle Rechnungs- und Buchungsverfahren und überarbeiten Sie jedes Verfahren, das auf der Basis von Kontonummern und Bankleitzahlen funktioniert. Sie müssen herausfinden, ob Ihre derzeitigen Zahlungssysteme das IBAN und BIC-Format erkennen und damit umgehen können. Dann können Sie entscheiden, ob Sie:

    • Ihre bestehenden Systeme anpassen, damit Sie in Zukunft IBAN und BIC erkennen und validieren können.
    • Weiterhin nationale Angaben verwenden und diese Daten im Nachhinein in das IBAN und BIC-Format konvertieren.
  2. Überlegen Sie sich, wie Sie BIC/IBAN-Angaben abrufen werden. Sie könnten das entweder selbst tun, oder durch einen zuverlässigen Anbieter erledigen lassen. Vielleicht wollen Sie Ihre Datenbanken bereinigen oder validieren, um sicherzustellen, dass die BIC/IBAN-Angaben aller Kunden korrekt sind. Dies trägt zur Vermeidung von Zahlungsfehlern aufgrund von falschen oder veralteten Kundendaten bei. Man kann das mit einem Prüfziffernberechner erledigen oder mithilfe eines Anbieters, der über einen verfügt.

  3. Stellen Sie leicht zugängliche Angaben über Ihre eigene IBAN und BIC zur Verfügung. Aktualisieren Sie zum Beispiel Rechnungen, Briefpapier und andere Dokumente, damit BIC und IBAN richtig angegeben werden.

Abrufen von IBAN/BIC-Daten

Manueller Abgleich, Mandat nach Mandat

Händler ziehen es vielleicht vor, IBAN und BIC von jedem Ihrer Kunden manuell zusammenzutragen. Diese Händler müssten jeden Kunden direkt kontaktieren, um fehlerfreie, aktuelle Kontodaten zu erhalten, und dann ihre Datenbanken manuell aktualisieren. Diese Angaben könnten dann mittels eines Online-Tools überprüft werden.

Alternativ könnten Händler automatisierte Online-Tools verwenden, um die Daten bereitzustellen. Es gibt zahlreiche Online-Tools, die bei der Erstellung von IBANs helfen, obwohl diese nicht unbedingt die nationalen Daten überprüfen, die verwendet werden, um die IBAN zu erstellen, oder deren Legitimität garantieren.

Inanspruchnahme eines Drittanbieters

Vollautomatische Lösungen können in den Systemen und Webseiten von Banken oder anderen Anbietern integriert sein. Diese sind in der Lage, automatisch lokale IBANs zu erstellen und eine Prüfziffernberechnung vorzunehmen, um die Integrität der übermittelten Daten zu bestätigen.

Umstellung auf das XML-Format zur Datenübermittlung

Dateiformate im SEPA-Lastschriftverfahren beruhen auf dem ISO-20022-XML-Standard. Systeme auf XML umzustellen ist mit erheblichem Aufwand verbunden.

Der Händler ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Zahlungen richtig formatiert sind, bevor sie an einen Zahlungsdienstleister übermittelt werden. Sie müssen die aktuelle Tauglichkeit Ihrer Systeme sowie den Umfang der nötigen Aufrüstungen bewerten. Interne Systeme können womöglich aufgerüstet werden, um sie kompatibel mit dem ISO-20022-XML-Standard zu machen. Falls der Softwarehersteller Ihrer EDV Systeme nicht dazu in der Lage ist, SEPA-konforme Dateien zur Verfügung zu stellen, bleibt Ihnen die Möglichkeit einen Konvertierungsdienst zu nutzen.

Weitere Informationen über die unterstützten Formate finden Sie im SEPA-Regelwerk oder bei Ihrer Bank.

Wie kann GoCardless Sie bei der Vorbereitung auf SEPA unterstützen?

GoCardless ist bereits SEPA-konform und nimmt seinen Händlern daher die Mühe bei den notwendigen Schritten ab:

  • IBAN und BIC-Kontodaten – Sie müssen nur die IBAN Ihrer Kunden verfügbar haben. Wir berechnen automatisch den BIC, wodurch sich Ihre Kunden Zeit sparen und menschliche Fehler vermieden werden. Wir prüfen die IBAN sofort nach Übermittlung für Sie und melden einen Fehler, wenn die IBAN falsch ist.
  • XML-Dateiformat – Als GoCardless Händler müssen Sie nicht auf XML-Dateiformate umsteigen. Wir übermitteln und empfangen alle Mitteilungen für Sie, indem wir das SEPA-konforme Format nutzen und bei den sich weiterentwickelnden Vorschriften auf dem Laufenden bleiben. Siehe Übermitteln und Empfangen von Nachrichten von den Banken, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie GoCardless Ihnen dabei helfen kann, diese Nachrichten zu verstehen und auf sie zu reagieren.

Um mehr über das Einziehen von SEPA-Lastschriften herauszufinden oder um Interesse an GoCardless anzumelden, besuchen Sie unsere GoCardless Webseite.

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