„Wir wissen, dass sich der Service verbessert hat. Denn seitdem wir mit GoCardless arbeiten, erhalten wir viel weniger Beschwerden über Zahlungen.“

Helen ParkinsonFinanzleiterin, 3-1-5 Health Club

Vorteile

Mehr Flexibilität, schnellere Auszahlungen, besserer Kundenservice


Unternehmen

3-1-5 Health Club

Angebotener Service

Fitnessstudio, Hydrotherapie, Schwimmschule, X-Force Academy

Anzahl an Mitarbeitern

40

Anzahl an Mitgliedern

4.000

Bisheriger Lastschriftanbieter

Harlands

Zeitersparnis mit GoCardless

2 Stunden pro Woche

Der 3-1-5 Health Club in Lancaster hilft täglich rund 4.000 lokalen Mitgliedern, ihre Fitnessziele zu erreichen – von Kindern die Schwimmen lernen, bis hin zu Olympiateilnehmern.

Neben einem voll ausgestatteten Fitnessstudio, Schwimm- und Hydrotherapiebecken, Tischtennisplatten und einem Squash-Raum betreibt der Verein eine Schwimmschule mit 1.000 Mitgliedern und ein spezielles Fitnesstraining-Programm für kleine Gruppen, die X-Force Academy.

Mitglieder schließen in der Regel Verträge für einen Zeitraum von bis zu 12 Monaten ab, Nichtmitglieder können ebenfalls am Schwimmunterricht teilnehmen oder sich für die X-Force Academy anmelden.

Der Club bietet auch die Möglichkeit eines flexibleren Zugangs, durch spezielle Gast- und Kurs-Karten. Diese können an der Rezeption oder über Aggregatoren wie PayAsUGym bezahlt werden. Rund 50% der Mitglieder zahlen monatlich per Lastschrift.

Die Suche nach etwas Besserem

Bis 2017 wickelte der Club monatliche Zahlungen über ein traditionelles Lastschriftbüro ab. Dies zog jedoch mangelnde Zahlungsflexibilität und schlechten Kundenservice mit sich.

Finanzleiterin Helen Parkinson erklärt:

Mit nur zwei Auszahlungen pro Monat waren wir in Bezug auf den Cashflow eingeschränkt und die Transparenz der Zahlungen war mangelhaft. Es war schwierig, neue Mitgliedschaften und Zahlungsarten wie Schließfachmieten und Ad-hoc-Zahlungen hinzuzufügen."

„Wir haben 7 Tage die Woche bis spät abends geöffnet. Wir brauchen daher einen Zahlungsanbieter, der uns in diesen Zeiten unterstützen kann“, sagt Helen, „und einen, der es uns ermöglicht, das hohe Niveau an Kundenservice für unsere Mitglieder zu gewährleisten.“

Eine flexiblere Lösung

Anfang 2017 entschied der 3-1-5 Health Club, dass GoCardless der richtige Zahlungsanbieter für sie ist, und begann mit dem Übertragungsprozess. GoCardless wurde in ihrer Mitgliedersoftware ClubManager eingerichtet.

„Wir sind zu 100% zufrieden mit der Entscheidung, zu GoCardless gewechselt zu haben“, sagt Helen.

Es hat uns die Kontrolle zurückgegeben, die wir brauchten, um unsere Finanzen richtig zu verwalten und den Mitgliedern einen besseren Service zu bieten.“

Das Team kann nun an jedem Tag des Monats Zahlungen einziehen und ändern und dabei jederzeit den Status der Zahlungen einsehen.

Helen erklärt : „Wir können unseren Mitgliedern Zahlungen sofort zurückerstatten oder Zahlungen ändern, ohne warten zu müssen. Wir wissen, dass sich der Service verbessert hat, denn seitdem wir mit GoCardless arbeiten, erhalten wir viel weniger Beschwerden über Zahlungen.“

Der Umstieg auf Lastschriftmandate

Im Rahmen des Bulk Change Prozesses hat der 3-1-5 Health Club Anfang 2017 seine Lastschriftmandate auf GoCardless übertragen.

„Wir waren etwas nervös wegen des Wechsels, aber es lief reibungslos“, sagt Helen. „Die Unterstützung, die wir von GoCardless erhielten, machte es so viel einfacher. Der Prozess wurde sehr professionell gesteuert und das Team gab uns einen Zeitplan, wie die Dinge ablaufen würden. Zu wissen, dass GoCardless hinter uns steht, ist beruhigend.“

Helen und ihr Team befürchteten, dass der Wechsel einige inaktivere Mitglieder dazu veranlassen würde, die Mitgliedschaft zu kündigen. „Am Ende waren die Auswirkungen sehr gering. Die Vorteile des Wechsels überwiegen bei weitem!“, sagt Helen.

Schnellere Auszahlungen

Als GoCardless-Kunde profitiert der 3-1-5 Health Club nun auch von schnelleren Auszahlungen und besseren Zahlungsberichten.

In der Vergangenheit erhielt der Club erst 20 Tage nach dem Einzug der Gelder von den Mitgliedern Auszahlungen. „Wir haben erst jeweils am Vortag erfahren, wie hoch dieser Betrag sein wird, was die Planung enorm erschwert hat.“, sagt Helen.

Mit GoCardless erhält der 3-1-5 Health Club das Geld zwei Tage später und Helen kann den Status der Transaktionen jederzeit über ClubManager einsehen.

Es ist klasse zu sehen, welche Zahlungen wann kommen. Das hat unsere Kontrolle über unseren Cashflow über Nacht verbessert.“

Enorme Zeitersparnis

Laut Helen hat sich seit dem Wechsel zu GoCardless die Rolle des Finanzteams im Club verändert. Das Team verbringt nun deutlich weniger Zeit damit, Beschwerden über Zahlungen zu bearbeiten und Zahlungen zu verwalten. Stattdessen wird nun mehr Zeit für das eigentliche Finanzmanagement aufgewendet.

„Die GoCardless Integration mit ClubManager ist besser als andere Integrationen, die wir verwendet haben“, sagt Helen. „Wir müssen die Zahlungen nicht mehr manuell aktualisieren – alles läuft automatisch. So sparen wir jede Woche ein paar Stunden Zeit.“

Unterstützung neuer Einnahmequellen

Mit Blick in die Zukunft sagt Helen, dass sie sich über das Wachstum der spezialisierten Schwimm- und X-Force-Trainingsprogramme des Clubs freut.

„Wir möchten auch andere Dienstleistungen wie Schließfachvermietung, Personal Training und Merchandise anbieten“, sagt Helen.

„Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter wie GoCardless gibt uns die Flexibilität, Zahlungen für neue Dienste mühelos einzuziehen. Das macht GoCardless zum richtigen Zahlungsanbieter für uns.“


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